Dokumentverwaltung

Grundlagen und Funktionen

Korrespondenz

Im Verwaltungsbereich der Falldaten starten Sie die Dokumentverwaltung für den aktuell gewählten Fall. In der Übersichtsseite bestehen einige Datenfelder, die hauptsächlich in Verbindung mit der Dokumentverwaltung zum Einsatz kommen.

  • Briefanrede des Klienten
  • Alternative Adresse des Klienten
  • Freifelder, die mit Platzhaltern in eigenen Vorlagen angesprochen werden können
Die Dokumentverwaltung innerhalb der Fallverwaltung
Starten der Dokumentverwaltung

Mit einem Klick auf den Button „Dokumentverwaltung öffnen…“ starten Sie ein neues Fenster, in dem Sie Zugriff auf die mitgelieferten und eigenen Dokumentvorlagen, sowie auf die Kontaktdaten haben, um den Adressaten festzulegen. Die Dokumentverwaltung kann auch über die Tastenkombination Steuerung + D geöffnet werden.

Mit der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente in der Übersichtsseite haben Sie einen schnellen Zugriff auf die zuletzt von Ihnen erstellten oder bearbeiteten Briefe. Bei einem Klick auf ein dort angezeigtes Dokument überspringen Sie das Dokumentverwaltungsfenster und gelangen sofort in den internen Texteditor. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Arbeit an einem Dokument jederzeit unterbrechen und haben später einen schnellen Zugriff zum Dokument und können die Arbeit schnell fortsetzen.

Inhalte der Dokumentverwaltung

Die Dokumentverwaltung für Ihre Fälle gliedert sich in 4 Bereiche, die auf der linken Seite des Fensters angewählt werden können.

Ablage
Hier werden alle Dokumente aufbewahrt, die in Verbindung mit dem aktuellen Fall erstellt oder importiert wurden. Für jeden Fall verwaltet BdB at work eine Ordnerstruktur, in der Dokumente manuell oder automatisch einsortiert werden können.

Neu
Dieser Bereich dient zum Erstellen neuer Briefe oder Serienbriefe mit Hilfe der Dokumentvorlagen von BdB at work und den in diesem Fall zur Verfügung stehenden Kontakten.

Formulare
Ermöglicht den Zugriff auf die mit BdB at work ausgelieferten PDF Formulare. Die Formulare können eingesehen, gedruckt und teilweise automatisch ausgefüllt werden. Außerdem können eigene Formulare, oder Formulare die Sie aus anderen Quellen erhalten haben, in die Formularsammlung integriert werden.

Scannen
Mit der Scanfunktion können eingehender Schriftverkehr oder andere Dokumente in die Dokumentenablage integriert werden. Für diese Funktion benötigen Sie einen Scanner, der das zu integrierende Dokument von der Papierform in ein vom Computer lesbares Format wandelt.

Beim Verlassen der Dokumentverwaltung speichert BdB at work den derzeit aktiven Bereich und stellt beim erneuten Start des Fensters den gleichen Bereich wieder her.

Neuanlage von Dokumenten in der Dokumentverwaltung
Erstellen eines einzelnen Dokuments

Zum Erstellen eines neuen Briefes wählen Sie eine der unter Vorlagen verfügbaren Dokumentvorlagen und einen Kontakt aus der Liste aus. Wenn beides gewählt ist, wird der Button „Text erstellen…“ in der unteren rechten Ecke aktiv. Ein Klick auf diesen Button öffnet die Textverarbeitung und zeigt das aus der Dokumentvorlage, dem Briefkopf, den Falldaten und den Kontaktdaten erstellte Dokument in einem neuen Fenster an.

Erstellen eines Serienbriefes

Soll ein Brief (zum Beispiel über die Bekanntgabe der Betreuung) gleichzeitig an mehrere Adressaten versendet werden, ist es mit BdB at work leicht möglich, einen Serienbrief zu erzeugen, in dem alle Schreiben an die verschiedenen Adressaten in einem Dokument erstellt und gemeinsam ausgedruckt werden können.

Zum Markieren mehrerer Adressaten können Sie unter Verwendung der Shift-Taste und der Strg-Taste in Verbindung mit der Maus beliebige Kombinationen der gelisteten Kontakte auswählen. Wenn mehr als ein Kontakt markiert ist, wechselt die Beschriftung des Buttons „Text erstellen…“ in „Serienbrief erstellen…“.

Erstellung von Serienbriefen
Die interne Textverarbeitung

Die interne Textverarbeitung wurde geschaffen, damit für den Betrieb von BdB at work in diesem Bereich keine zusätzliche Software von anderen Herstellern angeschafft werden muss. Die interne Textverarbeitung bietet insbesondere in der Zusammenarbeit mit BdB at work einige Funktionen, die mit externen Programmen wie zum Beispiel Microsoft Word oder Open Office nicht möglich wären.

  • Bearbeiten von Dokumenten direkt in einem Fenster BdB at work
  • Erstellen von PDF-Dateien zur Archivierung ohne Zusatzsoftware
  • Versenden als eMail direkt aus BdB at work
  • Anfügen von anderen Dokumenten (incl. PDF-Dateien) an das schon erstellte Dokument
  • Verbuchen von Vergütungsanträgen mit gleichzeitiger Archivierung als
  • PDF-Datei

Nachdem das Dokument von BdB at work basierend auf der ausgewählten Dokumentvorlage und den Daten aus der Software vorbereitet wurde, wird das Dokument in den internen Texteditor geladen und in einem Fenster dargestellt.

Der interne Texteditor wird innerhalb von BdB at work wie jedes andere Fenster der Software behandelt. Während ein Text angezeigt und bearbeitet wird, können andere Funktionen der Software normal weiter genutzt werden. So können Sie zum Beispiel die Kontaktverwaltung öffnen und dort Informationen nachschlagen oder die Tätigkeitserfassung starten  um Ihre Arbeit zu dokumentieren während der Text weiterhin geöffnet bleibt.
Bearbeitung eines Briefes mit der internen Textverarbeitung
Arbeiten mit externer Textverarbeitung

Falls Sie diese neuen Möglichkeiten jedoch nicht nutzen möchten, können Sie weiterhin wie gewohnt Dokumente mit einer externen Textverarbeitung bearbeiten. Dazu können Sie das interne Textverarbeitungsprogramm in den Programmeinstellungen deaktivieren.

Durch das Deaktivieren der internen Textverarbeitung, ändert sich das Verhalten von BdB at work beim Erstellen von Dokumenten und Vergütungsabrechnungen grundlegend.

Nach dem Erstellen des Textes und dem Verarbeiten der Platzhalter aus der Dokumentvorlage und der Kopfvorlage, wird das schon komplett fertig erstellte, aber noch nicht sichtbare Dokument, zunächst auf der Festplatte gespeichert. Die Speicherung erfolgt im standardisierten RTF Format.

Danach veranlasst BdB at work den Aufruf dieses gespeicherten Dokuments durch eine entsprechende Windows-Funktion. Dies funktioniert exakt so, als hätten Sie das Dokument mit Hilfe des Windows Explorers mit einem Doppelklick auf den Dateinamen geöffnet.

Dadurch öffnet sich die bei Ihrem Windows registrierte Software für die Verarbeitung von RTF-Dateien.

Wenn Sie keine zur Bearbeitung von RTF-Dateien qualifizierte Textverarbeitung zusätzlich zu BdB at work erworben und korrekt installiert haben, erfolgt das Öffnen des Dokuments mit dem in Windows enthaltenen Windows-WordPad, welches nur grundlegende Bearbeitungsfunktionen und Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Viele der mit BdB at work ausgelieferten Dokumentvorlagen sind nicht mit Windows-WordPad kompatibel.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Arbeit für BdB at work beendet und die Software wartet im Hintergrund, bis Sie Ihre Arbeit mit der gestarteten externen Textverarbeitung beendet haben.

Bei einigen internen Funktionen wird eine externe Textverarbeitung jedoch grundsätzlich nicht angesprochen, selbst wenn Sie dies in den Programmeinstellungen vorgegeben haben.

Durch das Verwenden einer externen Textverarbeitung können viele Funktionalitäten in BdB at work nicht mehr genutzt werden und sind ebenfalls deaktiviert.

BdB at work hat keinen Einfluss darauf, ob Sie das mit der externen Textverarbeitung bearbeitete Dokument tatsächlich speichern und an welcher Stelle das Dokument abgelegt wird.[/logo_headline]

BdB at work kann nicht feststellen, ob Sie das in der externen Textverarbeitung erstellte Dokument tatsächlich drucken, und muss bei den Vergütungsanträgen und Rechnungen vorher nachfragen, ob eine Rechnung gedruckt und verbucht, oder nur angezeigt werden soll.

Es kann keine archivierungsfeste PDF-Datei von den tatsächlich gedruckten Vergütungsanträgen und Rechnungen erstellt werden.

In einer externen Textverarbeitung haben Sie nach dem Öffnen des Dokuments keinen weiteren Zugriff auf die Platzhalter und die Daten aus BdB at work.

Trotz eines einheitlichen Standards behandeln unterschiedliche Softwareprodukte RTF-Dateien nicht immer einheitlich. Das Layout von Dokumenten kann zwischen den verschiedenen externen Programmen (Microsoft Word, Open Office, …) variieren.

Wegen der aufgezeigten möglichen Probleme und Einschränkungen mit externen Textverarbeitungen empfehlen wir die interne Textverarbeitung zu nutzen und dadurch die zusätzlichen Möglichkeiten von BdB at work auszuschöpfen.

Option zum Deaktivieren der internen Textverarbeitung

veröffentlicht am 18.März 2015