Volltextsuche nach Dokumenten
Dienst und Einstellungen für den LOGO FTS Dienst
Der LOGO FTS Dienst und seine Funktionen sorgen im Hintergrund für eine Verschlagwortung des gesamten Inhalts aller Dokumente deren Format durch den Dienst unterstützt werden. Mit Hilfe dieser Indexierung können Sie schnell und bequem über alle Ablagestrukturen eines Klienten hinweg nach Inhalten suchen.
Sie müssen dabei weder wissen wo sich das gesuchte Dokument genau befindet noch wie dessen Dateiname ist, da die Volltextsuche sich am Inhalt orientiert und Sie so alle Dateien angezeigt bekommen deren Inhalt das oder die Suchwörter enthalten. Dank Texterkennung mittels OCR gilt dies sogar für zuvor nicht durchsuchbare Dokumentarten wie z.B. Bilder oder gescannte Dokumente im PDF Format.
Wenn Sie Ihre PDFs nicht mit dem in BdB at work integrierten ScanModul aus der Dokumentablage oder dem Zentralen Posteingang erstellen, ist trotzdem die Verschlagwortung dieser PDFs möglich. Falls die PDFs bereits per OCR z.B. mit Abby Finereader, dem Adobe Acrobat, ScanSnap o.ä. durchsuchbar vorbereitet wurden, nutzt BdB at work diese Ergebnisse für seine Verschlagwortung.
Die eigentliche Verschlagwortung erfolgt regelmäßig im Hintergrund. Beim Erststart nach der Installation einer mit Volltextsuche ausgestatteten BdB at work Version wird es, je nach Umfang und Anzahl Ihrer bisherigen Dokumente in den Dokumentablagen Ihrer Klienten bzw. Ihres Büros, einige Zeit in Anspruch nehmen bis Indexierung vollständig abgeschlossen ist. In dieser Zeit liefert Ihnen die Volltextsuche kein vollständiges Ergebnis, was sich aber durch die Hintergrund-Verschlagwortung verbessert und von Mal zu Mal bessere Ergebnisse liefert. Während dieser Verschlagwortung können Sie mit BdB at work ganz normal arbeiten.
Für ein optimales Ergebnis für Suche und Verschlagwortung empfehlen wir die Nutzung des bereitgestellten LOGO FTS Dienstes, den Sie mit Hilfe der BdB at work Administration jederzeit aktivieren können. Als Windows-Dienst läuft dieser stets im Hintergrund wenn ihr Windows angeschaltet ist. Auch nach einem Rechner-Neustart wird der LOGO FTS Dienst automatisch wieder gestartet und verrichtet unauffällig im Hintergrund seine Arbeit.
Ein weiterer Vorteil falls Sie mit mehreren BdB at work Installationen in einem Netzwerk zusammenarbeiten: Mehrere LOGO FTS Dienste arbeiten über das Netzwerk hinweg kooperativ zusammen, um eine möglichst zügige Verschlagwortung selbst größererer Dokument-Ablagen zeitnah durchführen zu können.
Sollten Sie sich gegen den Einsatz des LOGO FTS Dienstes entscheiden, wird bei der Nutzung von BdB at work die Verschlagwortung durch BdB at work selbst angestoßen und läuft auch dann im Hintergrund.
Der LOGO FTS Dienst wird im Administrationsprogramm von BdB at work auf einer gesonderten Seite angezeigt.
Die Installation des LOGO FTS Dienstes erfolgt in drei einfachen Schritten:
Schritt 1 – Aktivierung
Für die Aktivierung des LOGO FTS Dienstes benötigen Sie Windows Administratorrechte. Windows wird Sie im Verlauf der Aktivierung per UAC-Abfrage nach Ihrer Genehmigung fragen bzw. nach Anmeldeinformationen eines Administrators fragen soweit Sie nicht selbst Administrator sind.
Klicken Sie zur Aktivierung den Button „aktivieren“ im Administrationsprogramm von BdB at work.
Schritt 2 – Starten
Nach Schritt 1 ist der Dienst installiert, aber noch nicht gestartet. Den Start führen Sie durch Anklicken des „Start“-Buttons aus.
Schritt 1 und 2 müssen nur einmalig ausgeführt werden. Der LOGO FTS Dienst wird so eingerichtet, dass mit jedem Rechner-Neustart der Dienst selbstständig wieder seine Arbeit aufnimmt.
Da für das Starten und Stoppen des LOGO FTS Dienstes keine Windows Administratorrechte notwendig sind, können Sie, sollte es einmal notwendig sein, den Dienst auch jederzeit über die Start- und Stop-Button im BdB at work Administrationsprogramm anhalten und erneut starten.
Schritt 3 – Kontrolle
Nach erfolgreichen Schritten 1 und 2 bleibt nur noch die Kontrolle ob der Dienst nun ordnungsgemäß seine Arbeit aufgenommen hat.
Kontrollieren Sie ob der Status des Dienstes nun mit „Dienst ist aktiv“ angezeigt wird.
Um den Inhalt von Dokumenten zu verschlagworten muss der LOGO FTS Dienst diese lesen können. Hierzu unterstützt der Dienst eine Vielzahl von Dokumentarten die gelesen und deren Dateiinhalt für die BdB at work Volltextsuche verschlagwortet werden kann.
Aktuell werden die folgenden Dateiarten unterstützt:
- RTF – Das von BdB at work vorrangig genutzte Textdokument-Format
- TXT – Normales nur-Textformat ohne jede Formatierungsmöglichkeit
- DOC – veraltetes Microsoft Word Format*
- DOCX – Microsoft Word
- XLS – veraltetes Microsoft Excel Format*
- XLSX – Microsoft Excel
- PDF – Adobe Acrobat Portable Data File
- BMP, JPG, PNG – Bilderformate
- XML – Datenaustauschformat
* Für diese Formate ist ein installiertes Microsoft Office notwendig. Ist keines installiert, können diese Dateien nicht verschlagwortet werden.
Für die Verschlagwortung werden neben den reinen Inhalten der Dateien weiterhin auch deren Dateinamen genommen um Informationen die Sie in früheren Versionen von BdB at work absichtlich dort hinterlegt bzw. eingefügt haben auch weiterhin auffindbar zu halten.
BdB at work benötigt für die Verarbeitung von Dateiformaten für Bilder und gescannte PDF (ohne anderweitige Texterkennung) eine Zusatzkomponente zur OCR Texterkennung die kostenfrei durch Microsoft zur Verfügung gestellt wird.
Falls diese OCR Komponente nicht bereits auf Ihrem System, z.B. durch andere Microsoft Produkte installiert ist, wird bei der Installation von BdB at work Ihnen der Download und die Installation angeboten. Alle Informationen rund um diese Komponente finden Sie in unserer Online-Dokumentation zur Microsoft Sharepoint Designer Komponente.