Am 18.08.2018 haben wir ein kleinen „Nachschlag“ veröffentlicht. Diese Aktualisierung enthält drei wichtige Punkte die einige der Benutzer betrafen die bereits das Update genutzt hatten. Da vielleicht am kommenden Wochenende der ein oder andere Nutzer die freie Zeit für ein Update seines Systems nutzen wird, wollten wir die Verbesserungen nicht zurückhalten sondern sofort bereitstellen.

Die Änderungen bzw. Verbesserungen sind wie immer in der BdB at work Änderungshistorie dokumentiert.

Nach der erfolgreichen Vorstellung der neuen Funktionen bei der Jahrestagung des BdB e.V. in Berlin veröffentlichen wir heute ein neues großes Update für BdB at work. Diesmal steht alles unter dem Motto „Finden statt Suchen“, denn Hauptpunkt der Neuerungen ist die Einführung der Volltextsuche in allen Dokumentablagen. Zusätzlich gibt es als ebenso neues und umfangreiches Feature den neuen Zentralen Posteingang. Er wird zukünftig Dreh- und Angelpunkt für den gesamten eingehenden Schriftverkehr sein.

Finden statt Suchen – Die neue Volltextsuche

In den Dokumentablagen der Klienten und der Büroverwaltung konnten Sie bisher Dokumente nur nach deren Dateinamen suchen. Ab sofort geht das Finden viel einfacher, denn BdB at work bietet Ihnen mit der neuen Volltextsuche Zugriff auf den kompletten Inhalt der abgelegten Dokumente. Ihre Suche orientiert sich also nicht mehr nur an den äußeren Dateieigenschaften wie dem Namen sondern direkt am Inhalt. Dabei ist dann die Lage des Dokuments egal, denn BdB at work sucht Ihnen Dokumente an Hand des Inhalts und nicht an Hand der Lage.

BdB at work verschlagwortet im Hintergrund die Inhalte aller abgelegten Dokumente. Die Verschlagwortung der Dokumente kann zusätzlich auch durch den LOGO FTS Dienst, einen Windows Dienst, unterstützt werden.

Dieser Dienst arbeitet im Hintergrund und erfasst dabei den Inhalt der Dokumente in den Dokumentablagen. Hierzu werden die meisten gängigen Dateiformate unterstützt. Mit Hilfe von OCR Texterkennung können wir die Volltextsuche auch auf in BdB at work gescannte und zu PDF gewandelte Dokumente anbieten.

Weiterführende Informationen zur neuen BdB at work Volltextsuche finden Sie in unserer Online-Dokumentation zum LOGO FTS Dienst.

Der neue Zentrale Posteingang

Für einen effizienten Workflow bei der Verarbeitung von Dokumenten benötigt es mehr als eine gute Wiederauffindbarkeit. Der Workflow beginnt mit einer einfachen Erfassung und Organisation des eingehenden Schriftverkehrs. Denn egal ob der Schriftverkehr klassisch per Briefpost, als Dateianhang oder als Email bei Ihnen eintrifft, Sie müssen sichten, bearbeiten, verteilen und ablegen.

Für genau diese Schritte bietet Ihnen nun der Zentrale Posteingang ein neues Werkzeug das die bisherigen Funktionen von BdB at work am Beginn des Workflows vervollständigt. Vom Scannen ohne die Notwendigkeit jeden Brief einzeln scannen zu müssen über die bequeme Erstellung von PDFs per Drag-and-Drop bis hin zum umfangreichen Dateimanagement einschließlich der direkten Ablage eines oder mehrere Dokumente direkt auf einen Klienten umfasst der Zentrale Posteingang alle Möglichkeiten und Funktionen für den täglich eingehenden Schriftverkehr.

Bei der Erstellung der PDFs aus den gescannten Seiten Ihrer eingegangenen Dokumente können Sie nun nicht nur direkt alle Metadaten wie z.B. Autor, Titel, Betreff und Keywords einer PDF füllen sondern Sie können nun auch direkt Wiedervorlagen und Aktennotizen erstellen die so mit der erstellten PDF-Datei fest verknüpft sind.

Mit der ebenfalls neuen PDF Vorschau-Funktion können Sie die Metadaten einschließlich der verknüpften Wiedervorlagen und Aktennotizen einsehen, bearbeiten und womöglich weitere Informationen hinzufügen. So können Sie beim Scannen und Sichten bereits Wiedervorlagen für Mitarbeiter oder für die eigene spätere Weiterverarbeitung hinzufügen.

Eine Übersicht über Funktionen und Möglichkeiten finden Sie in unserer Online-Dokumentation des Zentralen Posteingangs.

Die neue Benutzerverwaltung

Auch die Benutzerverwaltung präsentiert sich nun in einem neuen zeitgemäßen Design und mit neuen erweiterten Funktionen. Besonders der Bereich der Rechteverwaltung ist hier umfangreich überarbeitet worden.

Rechte von Benutzern können ab sofort ausschließlich von Administratoren, d.h. Benutzern mit Admin-Rechten verändert werden. Ebenso ist eine deutliche Veränderung für die Rechtesituation rund um Verwaltungskräfte eingeführt worden. Verwaltungskräfte sind nun explizit solche Nutzer denen das Recht zugeordnet wurde im Namen von bestimmten Betreuern tätig zu werden. Im Zusammenspiel mit der neuen nochmals strengeren Auslegung von „eigene Klienten“ kann nun fein granuliert werden welche Klientendaten der jeweilige Benutzer zu sehen bekommt.

BdB at work mobile

Das neue Rechtesystem macht ein Update von BdB at work mobile notwendig. Wenn Sie ihr BdB at work auf die aktuelle Version updaten ist ein anschließendes Update von BdB at work mobile unabdingbar.

…und vieles mehr

Dieses Mal ist das Update etwas größer ausgefallen. Alle Informationen zu den Aktualisierungen und Neuerungen finden Sie wie immer in unserer BdB at work Änderungshistorie. Alle Installationsdateien sind aktualisiert und stehen im Downloadbereich zur Verfügung.