Mit Einführung des besonderen elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs (eBO) zum Jahresbeginn 2022 wurde allen Bürgern und Organisationen die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ermöglicht. Intention dahinter war es insbesondere der Zielgruppe der “professionellen” Verfahrensbeteiligten (u.a. Betreuer, Verfahrensbeistände, Sachverständige), einen sicheren Übermittlungsweg bereitzustellen, dere die beidseitige, rechtswirksame Kommunikation mit den Gerichten ermöglicht.
Einer der Hauptaspekte für die Einführung des eBO lag darin eine zukunftsweisende Alternative für die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), sowie des DE-Mail Dienstes zu schaffen, welche jeweils mit strukturellen, praxisuntauglichen Nachteilen verbunden sind. Um dieses Ziel zu erreichen wurden zahlreiche gesetzliche Vorgaben ins Leben gerufen (u.a. § 130a ZPO, § 55a VwGO, § 14 FamFG, § 65a SGG), die eBO als sicheren Übermittlungsweg zu allen Gerichten verankern.
Die gesetzlichen Regelungen, sowie deren technische Umsetzung beschränken die Kommunikation eines eBO jedoch nicht ausschließlich auf die Postfächer der Justiz. Auch weitere Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs, wie Anwälte, Notare, Steuerberater oder Behörden sind von Inhabern eines eBO adressierbar (§ 10 Abs. 2 ERVV). Der sichere Übermittlungsweg kann entsprechend auch für den Nachrichtenaustausch mit diesen Postfächern genutzt werden.
Insbesondere Betreuerinnen und Betreuer nutzen ihr eBO-Postfach um u.a. mit Jobcentern, Versorgungsämtern und weiteren Behörden in ihre Klienten betreffenden Angelegenheiten zu kommunizieren. Hierzu zählen etwa das Stellen von Anträgen oder Einlegen von Widersprüchen.
Leider kommt es in diesem Zusammenhang immer wieder vor, dass Behörden bei Vorgängen mit Schriftformerfordernis trotz vorhandener einfacher Signatur und Übermittlung per eBO auf eine zusätzliche qualifizierte elektronische Signatur bestehen.
Hintergrund ist, dass die Paragraphen zur elektronischen Kommunikation in den für Verfahren bei Behörden relevanten Gesetzestexten mit Einführung des eBO nicht angepasst wurden. In den nahezu wortgleichen §§ 3a Abs. 2 VwVfG und 36a Abs. 2 SGB I, wird die Übermittlung per eBO nicht explizit als Alternative zur qualifizierten elektronischen Signatur und dem – mittlerweile sogar offiziell abgekündigten – DE-Mail Dienst aufgeführt. Auf diesen Umstand berufen sich einzelne Behörden und erkennen bspw. per eBO übersendete Widersprüche ohne QES nicht als formgerecht an.
Dies führt zur widersinnigen Situation, dass in der selben Angelegenheit zwar per eBO und ohne QES formgerecht Klage bei Gericht eingereicht werden kann, der selbe Übertragungsweg für den vorigen Widerspruch bei der Behörde jedoch nicht genügen soll.
Ob man es als handwerklichen Fehler oder verpasste Chance bei den Gesetzesanpassungen zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs bezeichnen möchte, mittlerweile wurde das Problem vom Gesetzgeber erfreulicherweise erkannt: Zum 01. Januar 2024 tritt das “Fünfte Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (5. VwVfÄndG)” in Kraft, in dessen Rahmen die Übermittlung per eBO im Verwaltungsverfahrensgesetz als schriftformersetzend anerkannt wird.
Darüber hinaus wurde im Beratungsprozess zu diesem Gesetz sowohl seitens des Bundesrats als auch des Bundestags festgestellt, dass eine zeitnahe, gleichläufige Anpassung des Abgaben- und Sozialverwaltungsverfahrens unabdingbar ist. Entsprechende Maßnahmen befinden sich bereits in Vorbereitung.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist sowohl teuer als auch unpraktisch. Genau um diese Hürde bei der Übermittlung elektronischer Dokumente abzubauen wurde eBO vom Gesetzgeber eingeführt.
Erkennt eine Behörde Ihre Übermittlung per eBO ohne QES nicht als schriftformersetzend an, ist dies zwar ärgerlich, zum aktuellen Zeitpunkt aber leider noch rechtlich begründbar. Bereits am 01.01.2024 ändert sich dieser Umstand jedoch was alle Verwaltungsverfahren nach VwVfG betrifft zu Ihren Gunsten. Auch für Sozialverwaltungsverfahren ist eine Lösung in Arbeit und wird voraussichtlich in naher Zukunft umgesetzt.
Nur Sie können beurteilen ob sich die Anschaffung einer QES unter den aufgezeigten Umständen und für Ihren individuellen Fall noch lohnt. Zumal Ihnen in vielen Fällen Alternativen wie elektronische Formulare auf den Webseiten der Behörden oder immer auch der Postweg offen stehen.
Sicher ist jedoch, dass für die Nutzung von eBO keine pauschale QES-Pflicht besteht und es die explizite Absicht des Gesetzgebers ist dieses Hindernis an allen Stellen an denen eBO zum Einsatz kommen kann aus dem Weg zu räumen.