Falldaten ausgliedern

Beschreibung und Hinweise

Klienten bzw. Falldaten können in BdB at work aus Sicherheitsgründen nicht einfach gelöscht werden. Das Entfernen von Fällen aus dem aktuellen Bestand ist nur mit einer gleichzeitigen Archivierung der bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Daten möglich. Zu diesem Zweck dient die Auslagerung von Falldaten, die Sie direkt im Fenster Falldaten unter dem Bereich „Verwaltung – Archivierung“ aufrufen können.

Wozu kann die Ausgliederung genutzt werden?

Die Ausgliederung dient zum gleichzeitigen Archivieren (Sichern) aller Falldaten und Dokumente und zum Entfernen der Daten aus dem aktuellen Bestand. Nach einer Ausgliederung kann der Fall nicht mehr gewählt werden.

Was passiert beim Ausgliedern eines Falles?

Beim Vorgang des Ausgliederns wird zunächst ein Datenexport aller Falldaten und Dokumente ausgeführt und im Archivverzeichnis Ihrer Installation abgelegt. Dieser Vorgang verläuft sehr ähnlich wie der Export einzelner Klienten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar für die zu erstellende Archivdatei zu hinterlegen. Der Kommentar muss vor der Erstellung des Archivs angegeben werden und lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.

Wenn das Archiv des Falles mit allen Stammdaten und den Dokumenten erfolgreich erstellt werden konnte, werden die Daten und Dokumente aus Ihrem aktuellen Datenbestand gelöscht. Nach Abschluss der Operation erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Datenimport von ausgegliederten Falldaten

Solange Sie die beim Ausgliedern erstellten Fallarchive entweder auf Ihrer Festplatte oder auf einem anderen Datenträger behalten, besteht die Möglichkeit solche Falldaten über den Datenimport erneut in den aktuellen Datenbestand zu überführen.

Sicherung der Archive von Ausgelagerten Fällen

Die Archivdateien von ausgelagerten Fällen können je nach Umfang und Dauer der Betreuung einen erheblichen Umfang annehmen. Durch die Ausgliederung eines Falles wird ein solches Archiv in Ihrem Archivverzeichnis angelegt.

Das Archivverzeichnis wird von der integrierten Datensicherung jedoch NICHT erfasst, da dies den Vorgang zusätzlich erheblich verlangsamen würde. Die erstellten Archivdateien beim Ausgliedern sollten unbedingt extern gesichert werden.

Die Archivdateien der ausgelagerten Falldaten sind nicht Bestandteil der BdB at work Datensicherung und müssen manuell gesichert werden.

veröffentlicht am 20.März 2015