Klienten bzw. Falldaten können in BdB at work aus Sicherheitsgründen nicht einfach gelöscht werden. Das Entfernen von Fällen aus dem aktuellen Bestand ist nur mit einer gleichzeitigen Archivierung der bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Daten möglich. Zu diesem Zweck dient die Auslagerung von Falldaten, die Sie direkt im Fenster Falldaten unter dem Bereich „Verwaltung – Archivierung“ aufrufen können.

Die Ausgliederung dient zum gleichzeitigen Archivieren (Sichern) aller Falldaten und Dokumente und zum Entfernen der Daten aus dem aktuellen Bestand. Nach einer Ausgliederung kann der Fall nicht mehr gewählt werden.

Beim Vorgang des Ausgliederns wird zunächst ein Datenexport aller Falldaten und Dokumente ausgeführt und im Archivverzeichnis Ihrer Installation abgelegt. Dieser Vorgang verläuft sehr ähnlich wie der Export einzelner Klienten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar für die zu erstellende Archivdatei zu hinterlegen. Der Kommentar muss vor der Erstellung des Archivs angegeben werden und lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.

Wenn das Archiv des Falles mit allen Stammdaten und den Dokumenten erfolgreich erstellt werden konnte, werden die Daten und Dokumente aus Ihrem aktuellen Datenbestand gelöscht. Nach Abschluss der Operation erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Solange Sie die beim Ausgliedern erstellten Fallarchive entweder auf Ihrer Festplatte oder auf einem anderen Datenträger behalten, besteht die Möglichkeit solche Falldaten über den Datenimport erneut in den aktuellen Datenbestand zu überführen.

Die Archivdateien von ausgelagerten Fällen können je nach Umfang und Dauer der Betreuung einen erheblichen Umfang annehmen. Durch die Ausgliederung eines Falles wird ein solches Archiv in Ihrem Archivverzeichnis angelegt.

Berücksichtigen Sie je nach Umfang dieses Archives die Eingliederung in Ihre Datensicherung. BdB at work sichert ansonsten auch den Inhalt aller ausgegliederten Fälle in der integrierten Datensicherung, was diese womöglich unnötig groß werden lässt.

Weitere Informationen über die Möglichkeiten bestimmte Bereiche aus der Datensicherung auszuschließen finden Sie in der Dokumentation der Datensicherung