Datensicherung

Beschreibung und Hinweise zur Datensicherung

Warum Datensicherung?

Die Daten Ihrer BdB at work Installation sind die Grundlage für Ihre tägliche Büroarbeit. Ein Datenverlust ohne vorhandene Datensicherung kann Ihre berufliche Existenz in Frage stellen.

Mögliche Gründe für einen Datenverlust sind:

  • Defekt des Computers und/oder der Festplatte
  • Diebstahl oder Verlust eines mobilen Computers
  • Fehlfunktionen hervorgerufen durch einen Virus oder Trojaner

Da der Zeitpunkt eines Ausfalls nicht vorherbestimmt werden kann, ist eine Sicherung der in BdB at work gespeicherten Daten und Dokumente absolut notwendig. Die wichtigsten Anforderungen an eine Datensicherung sind:

  • Die Datensicherung sollte täglich erfolgen
  • Die gesicherten Daten sollten auf mindestens einem externen Datenträger abgelegt werden.

Welche Daten müssen gesichert werden?
Datenverzeichnis
Im Datenverzeichnis befinden sich die Dateien der Datenbank. Hierin legt BdB at work alle von Ihnen in den Fenstern und Dialogen eingetragenen Daten ab. Der Standardordner für die Ablage der Datenbank ist C:\AT WORK\DATA

Textverzeichnis
Im Textverzeichnis werden alle mit der integrierten Textverarbeitung erzeugten Texte gespeichert. Innerhalb dieses Ordners befindet sich eine Struktur mit getrennten Bereichen für jeden in BdB at work verwalteten Fall. Der Standardordner für die Ablage der Texte ist C:\AT WORK\TEXTE

Vorlagenverzeichnis
Im Vorlagenverzeichnis befinden sich die Dokumentvorlagen, aus denen die Briefe für die integrierte Textverarbeitung abgeleitet werden. Da die Vorlagen von Ihnen geändert und ergänzt werden können, sollten auch diese gesichert werden. Der Standardordner für die Ablage der Dokumentvorlagen ist C:\AT WORK\VORLAGEN

Berichtsverzeichnis
In einigen Bereichen von BdB at work werden Berichtsdateien für die Ausgabe auf einen Drucker verwendet. Diese Berichtsdateien können von Ihnen modifiziert werden und sollten ebenfalls in der Datensicherung erfasst werden. Der Standardordner für die Ablage der Berichte ist
C:\AT WORK\REPORTS

Gemeinsame Dateien
In diesem Bereich befindet sich unter anderen gemeinsamen Daten auch der Posteingang in dem Sie gescannte Dokumente und Anlagen ablegen. Der Standardordner für die Ablage der gemeinsamen Dateien ist C:\AT WORK\SHARED

Alle anderen Ordner der BdB at work Installation müssen nicht gesichert werden, da diese keine von Ihnen eingetragenen Daten enthalten und bei einer erneuten Installation automatisch wieder hergestellt werden.

Falls Sie BdB at work in einem Netzwerk installiert haben oder bei der Installation einen abweichenden Installationsort angegeben haben, verändern sich auch die Standardordner der oben angegebenen Ablageorte für veränderliche Dateien. Die effektiv von BdB at work genutzten Ordner können im Administrationsprogramm eingesehen werden.

Wenn Sie BdB at work in einem Netzwerk installiert haben, in dem mehrere Computer auf gemeinsame Ordner für die Ablage von Daten, Texten, Vorlagen und Berichten zugreifen, dann muss die Sicherung nicht auf jedem Arbeitsplatz ausgeführt werden. Jeder Computer in einem lokalen Netzwerk sichert immer die Gesamtheit aller Daten des Betreuungsbüros oder Vereins.

Einstellungen der Datensicherung

Automatische Datensicherung bei Beenden des Programms
In der Grundeinstellung bietet BdB at work bei jedem Verlassen der Software die Ausführung einer Datensicherung an. Das Fenster zur Ausführung der Datensicherung erscheint automatisch vor dem Verlassen der Software.

Manuelle Datensicherung aus dem Datei-Menü
Neben der Sicherung, die beim Verlassen des Programms vorgeschlagen wird, kann die Datensicherung jederzeit aus dem laufenden Programm heraus über das Datei-Menü aufgerufen werden. Unterschiede zur automatischen Datensicherung bei Beenden der Software bestehen nicht.

Sicherungsart

Sie können zwischen drei verschiedenen Sicherungsarten unterscheiden

Ohne Komprimierung
Bei dieser Sicherung werden die Dateien aus dem Datenverzeichnis so am gewählten Speicherort der Datensicherung abgelegt, dass die Dateien unmittelbar von BdB at work wieder gelesen werden können, wenn diese in das aktuelle Datenverzeichnis kopiert werden.
Diese Art der Sicherung belegt den meisten Speicherplatz auf dem Sicherungslaufwerk und kann bei umfangreichen Datenbeständen so groß werden, dass die Dateien nicht mehr auf eine CD oder DVD zur Sicherung gebrannt werden können.

Mit gepackten Dateien (ZIP-Dateien)
Nach der Sicherung der Datendateien in ein temporäres Verzeichnis werden die Daten komprimiert, wodurch Informationen, die nicht zur exakten Wiederherstellung der Daten notwendig sind, entfernt werden. Mit diesem Verfahren können je nach Dateninhalt bis zu 90% des sonst notwendigen Speicherplatzes eingespart werden.

Mit ZIP-Dateien und Brennen auf CD-ROM
Die Daten werden wie bei der zweiten Option gepackt um Speicherplatz zu sparen und ein schnelleres Ablegen der Dateien auf einer CD-ROM oder DVD-ROM zu erreichen. Nach dem Speichervorgang versucht BdB at work automatisch, die erzeugte Sicherung auf einer beschreibbaren CD oder DVD zu speichern.

Speicherort der Datensicherung

Hier wird der voreingestellte Pfad für die Ablage der Datensicherung(en) oder der von Ihnen manuell gewählte Pfad angezeigt. Die Einstellung wird gespeichert und bei jedem Sicherungsaufruf wieder hergestellt, so dass die Sicherungen immer an der gleichen Stelle abgelegt werden, bis Sie die Einstellung ändern. Der voreingestellte Pfad für die Datensicherung ist C:\AT WORK\BACKUP\

Falls Sie die Datensicherung auf der gleichen lokalen Festplatte anlegen wollen, auf der auch die aktuellen Daten von BdB at work gespeichert sind, wird eine Warnmeldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden den Speicherort der Datensicherung zu ändern. Dies ist nicht zwingend notwendig und die Sicherung kann auch auf die gleiche Festplatte gespeichert werden. Im Falle eines Defektes der Festplatte wären jedoch naturgemäß auch die Sicherungsdateien betroffen

Ausschluss aus der Datensicherung

In der Standardeinstellung umfasst die Datensicherung alle durch den Anwender veränderbaren Dateien und Daten von BdB at work. Insbesondere die tägliche Sicherung der Dokumente in der Dokumentverwaltung aller Fälle und die PDF-Formulare können den Umfang der Datensicherung extrem vergrößern und zu einer erheblich erhöhten Laufzeit des Datensicherungsvorgangs führen.

Hier bestimmen Sie, welche der möglicherweise sehr umfangreichen Datenbestände nicht in der täglichen Sicherung enthalten sein sollen.

Falls Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, müssen Sie auf einem anderen Wege dafür Sorge tragen, dass die von Ihnen benötigten Dateien zumindest dann gesichert werden, wenn Sie Änderungen an diesen Daten vorgenommen haben.

Zeitliche Abgrenzung für Texte

Dokumente aus der Dokumentverwaltung der Klienten werden in der Regel zwar ständig erweitert, es ist jedoch relativ selten, dass ältere Dokumente verändert werden. In der Standardeinstellung werden immer alle Dokumente der Dokumentablage gesichert, auch wenn diese nicht verändert wurden.

Damit der Umfang der Datensicherung nicht ständig anwächst, können Sie hier bestimmen, dass nur Dokumente, die nach einem bestimmten Datum erstellt wurden, in die Sicherung aufgenommen werden.

In diesem Fall müssen Sie selbst dafür sorgen, dass Sicherungen, die ältere Dokumente beinhalten, aufgehoben und nicht durch jeweils aktuelle Sicherungen überschrieben werden.

veröffentlicht am 20.März 2015