Beziehungen

Grundlagen und Funktionsweisen

Beziehungen bilden die Grundlage für effektives Arbeiten mit der Software. Sie bilden die Relationen zwischen den Falldaten und den Kontakten, die Sie im Programm hinterlegt haben ab. Beziehungen stellen eine Verbindung her zwischen

  • Ihnen (Betreuer) und den betreuten Personen (Klienten, Falldaten)
  • den betreuten Personen und den Kostenträgern (Amtsgericht)
  • den Personen im Hilfesystem (Dienste, Ärzte, …) und den Klienten
  • den Klienten und anderen Kontakten (Versicherungen, Krankenkassen,  Familie, …)

Beziehungen zwischen den betreuten Personen und den Kontakten können auf zwei unterschiedliche Arten verwaltet werden. Sie können angelegt und bearbeitet werden in

  • der Beziehungsliste in den Falldaten
  • speziellen Kontaktblöcken der Falldaten

Die Kontaktblöcke erlauben die Erstellung und Bearbeitung jeweils einer bestimmten Art von Beziehung (also zum Beispiel nur Beziehungen zu Fachärzten). Die Beziehungsliste erlaubt das Bearbeiten und Erstellen aller möglichen Beziehungen zwischen einem Fall und einem beliebigen gespeicherten Kontakt. In den Kontaktblöcken können nur Beziehungen zu Kontakten bestimmter, von der Software vorgegebenen, Kontakt Kategorien erstellt werden. In der Beziehungsliste sind auch Relationen zwischen betreuten Personen und Kontakten mit frei definierten Kontakt-Kategorien möglich. Kontakte, die ausschließlich einer von Ihnen angelegten Kontakt-Kategorie zugeordnet sind, können nicht in Kontaktblöcken verwendet werden.

Weitere Themen zur Verwaltung von Kontakten und Beziehungen

Kontakte
Kontakte - Weitere Funktionen
Kontaktblöcke in den Falldaten

An vielen Stellen der Falldatenverwaltung werden sogenannte Kontaktblöcke verwendet, mit denen unmittelbar in den Falldaten die Daten, eines mit  dem Klienten verbundenen Kontaktes, dargestellt werden. Diese Kontaktblöcke bieten Ihnen eine themenbezogene Darstellung von Beziehungen des Klienten zu anderen Personen oder Institutionen, die weit übersichtlicher ist, als eine Liste aller Kontakte des Klienten.

Um einen in den Falldaten dargestellten Kontaktblock mit Daten zu füllen, klicken Sie einfach in den freien Bereich unter der Überschrift des Blocks. In dem sich öffnenden Dialog können Sie sofort aus den bereits gespeicherten Kontakten der in diesem Kontaktblock hinterlegten Kontakt Kategorien auswählen, oder einen neuen Kontakt passend zu den Kategorie Vorgaben des Kontaktblockes erzeugen.

Leerer Kontaktblock

Im Dialog wird auf der linken Seite die Liste der bereits gespeicherten Kontakte der über den Kontaktblock ausgewählten Kontakt-Kategorie angezeigt. Falls bereits Ansprechpartner zu dem links ausgewählten Kontakt hinterlegt sind, kann einer dieser Ansprechpartner oder der Eintrag „Kontakt ohne Ansprechpartner verwenden“ ausgewählt werden. Zusätzlich zur Wahl des Kontaktes und Ansprechpartners können weitere Informationen angegeben werden, die die Beziehung des Klienten zu dem gewählten Kontakt näher beschreiben. Alle diese Angaben sind optional.

Beziehungsdialog für juristische Personen
Jeder Kontaktblock repräsentiert genau eine Beziehung zwischen Klient und Kontakt. Ein Kontaktblock kann ohne das Erstellen einer Beziehung nicht mit Daten gefüllt werden. In den später beschriebenen Multi-Kontaktblöcken können mehrere Beziehungen zwischen der betreuten Person und den Kontakten einer bestimmten Kategorie verwaltet werden.

Im Beziehungsdialog zu juristischen Personen lässt sich an oberster Stelle der Ansprechpartnerliste der Eintrag „Kontakt ohne Ansprechpartner verwenden“ auswählen. Auch in diesem Fall wird eine korrekte Beziehung erstellt ohne dass gleichzeitig ein Ansprechpartner hinterlegt ist. Im Kontaktblock wird dann nur die juristische Person dargestellt, die beiden Zeilen für den Ansprechpartner bleiben leer.

Darstellung einer juristischen Person mit Ansprechpartner
Neuanlage von Kontakten im Beziehungsdialog

Falls der gesuchte Kontakt noch nicht in der Liste der verfügbaren Kontakte vorhanden ist, kann direkt im Beziehungsdialog ein neuer Kontakt oder ein neuer Ansprechpartner zu einem bestehenden Kontakt angelegt werden. Hierzu finden sich 2 Buttons unterhalb der Liste der gespeicherten Kontakte.

Die vorgegebene Kontaktkategorie kann nicht geändert werden und wird  aus dem Beziehungsdialog übernommen. Sie können aus Beziehungsdialogen heraus nur Kontakte anlegen, die der im Dialog ausgewählten Kontaktkategorie entsprechen. Bei der Anlage von Kontakten ist ein Mechanismus hinterlegt, der verhindern soll, dass gleiche Kontakte mehrfach angelegt werden. Das mehrfache Anlegen gleicher Kontakte soll mit dem Ziel einer aufgeräumten Kontakt Datenbank verhindert werden.

In einem solchen Fall ist es zu empfehlen, dass Sie den Kontakt nicht speichern und stattdessen den schon gespeicherten Kontakt aus der Liste im Beziehungsdialog auswählen. Ein ähnlicher Mechanismus ist auch bei der Neuanlage von Ansprechpartnern von juristischen Personen und bei der Neuanlage von natürlichen Personen hinterlegt.

Neuanlage eines juristischen Kontaktes
Verhinderung von Doppeleingaben
Neuanlage von Ansprechpartnern im Beziehungsdialog

Ein Ansprechpartner wird immer für den Kontakt erstellt, der auf der linken Seite des Beziehungs-Dialoges markiert ist. Zu jedem einzelnen Kontakt (juristische Personen) können beliebig viele Ansprechpartner hinterlegt werden. Während der Eintragung von Anrede, Name und Vorname werden der Adresszusatz und die Briefanrede automatisch vervollständigt. Beide Felder werden bei späteren Anschreiben an die betreffende Person verwendet. Nach dem Speichern des neuen Ansprechpartners ist dieser im Beziehungs-Dialog bereits ausgewählt und es können zum Abschluss der Beziehung weitere beschreibende Daten erfasst werden.

Neuanlage eines Ansprechpartners zu einer juristischen Person

Die Art und Anzahl der zu einer Beziehung zwischen Klient und Kontakt erfassbaren Zusatzinformationen ist je nach gewählter Kontakt Kategorie unterschiedlich. In jedem Fall können Sie den Gültigkeitszeitraum der Beziehung und zusätzliche Informationen zu der soeben erstellten Beziehung erfassen. Nach dem Speichern der Beziehung werden die Daten des Kontaktes im Kontaktblock der Fallverwaltung angezeigt. Zusätzlich erscheint die Beziehung in den Beziehungslisten im Bereich Personendaten und Verwaltung des Falles.

Zusatzdaten im Beziehungsdialog

Bei einigen Kontaktblöcken ist es vorgesehen, dass Kategorien juristischer und natürlicher Personen gemischt verwendet werden können. Beim Wechsel der Kategorie kann sich daher das Erscheinungsbild des Dialoges ändern. Dies ist vollkommen normal. Bei der Erstellung einer Beziehung zu einer natürlichen Person ist die Liste der Ansprechpartner immer ausgeblendet, denn zu natürlichen Personen können keine Ansprechpartner angelegt werden.

Anzeige der Beziehung im Bereich Ausstattungsdaten - Gesundheitlich
Entfernen einer Beziehung

Eine bestehende Beziehung zwischen den Falldaten und einem Kontakt aus der Kontaktverwaltung kann in einem Kontaktblock auf verschiedene Arten entfernt werden. Mit einem Rechtsklick auf einen Kontaktblock erreichen Sie das Kontextmenü des Blocks.

Kontextmenü eines Kontaktblockes

Zuordnung entfernen
Hiermit wird die Zuordnung des Kontaktblocks zu einer Beziehung entfernt. Dabei bleibt die Beziehung erhalten und wird weiterhin in der Beziehungsliste angezeigt. Der Kontaktblock zeigt diese Beziehung jedoch nicht mehr an.

Beziehung aufheben
Hiermit wird das Ablaufdatum der mit dem Kontaktblock verknüpften Beziehung auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt. Die Beziehung in der Beziehungsliste, sowie die Verknüpfung der Beziehung mit dem Kontaktblock, bleiben erhalten. Diese Funktion ermöglicht, bestimmte Beziehungen aus der Beziehungsliste zeitabhängig auszublenden. Alle im Kontaktblock angezeigten Daten werden mit Erreichen des Ablaufdatums einer Beziehung in grauer Schriftfarbe dargestellt, um anzuzeigen,  dass das Ablaufdatum der Beziehung erreicht oder überschritten ist. Sie können das Ablaufdatum der Beziehung jederzeit anpassen, indem Sie erneut den Beziehungsdialog aufrufen und das angezeigte Datum ändern.

Zum Zurücknehmen des Ablaufdatums einer Beziehung können Sie im Beziehungsdialog einfach das Ablaufdatum wieder entfernen und die geän derte Beziehung speichern.

Kontaktblock mit aufgehobener Beziehung
Ablaufdatum einer Beziehung im Beziehungsdialog

Beziehung löschen
Hiermit wird die gesamte Beziehung des Falles zu dem Kontakt gelöscht. Die Beziehung wird in der Beziehungsliste nicht mehr aufgeführt, die zusammen mit der Beziehung gespeicherten Zusatzdaten wie z.B. das Aktenzeichen, Ablaufdatum und Zusatzinformationen gehen verloren. Die Kontaktdaten bleiben jedoch erhalten, so dass Sie jederzeit eine neue Beziehung zum gleichen Kontakt erstellen können. Durch das Erstellen, bearbeiten oder Löschen von Beziehungen werden die Kontaktdaten niemals beeinflusst. Bestehende Kontakte und/oder Ansprechpartner können weder aus dem Kontaktblock, noch aus der Beziehungsliste verändert werden. Das Bearbeiten von Kontakten ist ausschließlich über die Kontaktverwaltung möglich.

Weitere Funktionen im Kontextmenü eines Kontaktblocks

Kontaktdaten kopieren
Das Kontextmenü eines Kontaktblockes stellt unter dem Menüpunkt „Einträge kopieren“ verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung, die es Ihnen erlauben, die Daten des Kontaktes / Ansprechpartners in die Windows Zwischenablage zu kopieren und in anderen Programmen oder Programm teilen weiter zu verwenden.

Kontextmenü des Kontaktblockes

Über TAPI anrufen
Falls Sie eine Telefonanlage besitzen, die durch Ihren Computer über das TAPI-Protokoll angesteuert werden kann, besteht die Möglichkeit eine der im Kontaktblock hinterlegten Telefonnummern des Kontaktes und Ansprechpartners direkt anzuwählen.

Kontakt anschreiben
Mit dem Menüpunkt „Kontakt anschreiben…“ des Kontextmenüs eines Kontaktblocks können Sie sofort einen Brief an den im Block dargestellten Kontakt/Ansprechpartner erzeugen.

In den Programmoptionen kann im Bereich „Korrespondenz“ eine Standard-Dokumentvorlage hinterlegt werden, die zur Erstellung von Briefen aus Kontaktblöcken verwendet werden soll. Da für alle Kontaktblöcke die gleiche Dokumentvorlage genutzt wird, sollten Sie dort einen allgemeinen Leerbrief oder eine andere allgemein verwendbare Vorlage mit Ihrem Briefkopf hinterlegen.

Auf diese Weise erstellte Dokumente werden beim Speichern automatisch in der Dokumentablage des aktuellen Klienten gespeichert und können später wieder abgerufen werden.

Die Beziehungsliste

Die Beziehungsliste eines Falles kann unter den Menüpunkten „Personendaten – Beziehungen“ oder unter „Verwaltung – Beziehungen“ abgerufen werden. Es besteht kein Unterschied zwischen diesen beiden Menüpunkten in den Falldaten.

In der Beziehungsliste werden alle Beziehungen gelistet, die Sie entweder über einen der Kontaktblöcke in den Falldaten des Klienten erstellt, oder die Sie direkt in die Beziehungsliste eingetragen haben.

In der Beziehungsliste können mehrere Beziehungen zu dem jeweils gleichen Kontakt angezeigt werden. Dies ist vollkommen normal und ergibt sich aus der Verknüpfung der Kontaktblöcke mit der Beziehungsliste. So ist es an verschiedenen Stellen der Falldaten möglich zum Beispiel das zuständige Amtsgericht mit den Falldaten zu verknüpfen. Falls Sie zum Beispiel das gleiche Amtsgericht für die Fallart „Betreuung“ und für eine andere der zur Verfügung stehenden Fallarten verwenden, werden beide Beziehungen zwischen dem Amtsgericht und den Fallarten in der Liste angezeigt.
Personendaten - Beziehungen

Suchen von Beziehungen
Über der Beziehungsliste ist eine Filterzeile eingeblendet, mit der Sie den Inhalt der Liste durch die Eingabe von einem oder mehreren Begriffen einschränken können. Die Beziehungsliste wird dabei nach jedem von Ihnen eingetippten Buchstaben in das Filterfeld erneut berechnet und zeigt nur noch solche Beziehungen an, in denen der von Ihnen eingegebene Filterbegriff vorkommt. Bei der Eingabe von zwei oder mehreren Begriffen in das Filterfeld müssen alle eingegebenen Begriffe in einer Beziehung vorkommen, damit die Beziehung in der Liste angezeigt wird.

Suchfilter in der Beziehungsliste

Gruppierung der Anzeige
Die Beziehungsliste kann wahlweise mit einer Gruppierung der Anzeige nach Kontaktkategorien oder als rein alphabetisch sortierte Liste aller Beziehungen dargestellt werden. Alle Listen werden in der Grundeinstellung gruppiert angezeigt. Der zuletzt von Ihnen eingestellte Zustand wird jedoch gespeichert und wieder hergesellt, wenn Sie die Liste erneut öffnen. In der gruppierten Darstellung werden Zwischenüberschriften mit den Bezeichnungen der Kontakt-Kategorien angezeigt. In der nicht gruppierten Darstellung werden die Kontakt-Kategorien in der ersten Spalte der Liste angezeigt.

Sortierung der Anzeige
Eine Sortierung der Anzeige können Sie durch einen Klick auf die zu sortierende Spaltenüberschrift erreichen. In der gruppierten Darstellung der Liste wirkt sich die Sortierung jeweils auf die Kontakte einer Gruppe aus, in der ungruppierten Darstellung wirkt sich die Sortierung auf den gesamten Listeninhalt aus.

Erstellen einer Beziehung innerhalb der Beziehungsliste
Links unter der Liste der Beziehungen dient der Button „Neue Beziehung“ zum Anlegen neuer Beziehungen des aktuellen Falls zu einem neuen Kontakt. Durch einen Klick auf diesen Button gelangen Sie wieder zu dem schon bekannten Beziehungsdialog.

Im Gegensatz zur Erstellung von Beziehungen aus einem Kontaktblock werden hier jedoch alle Kontaktkategorien zur Auswahl angeboten. Je nach der im Dialog gewählten Kontaktkategorie werden die passenden Kontakte aus der Kontaktverwaltung zur Auswahl für die neu zu erstellende Beziehung angeboten.

Beziehungsdialog mit allen verfügbaren Kontakt-kategorien

Rückverknüpfung von Beziehungen
An vielen Stellen der Fallverwaltung werden die schon besprochenen Kontaktblöcke verwendet. Jeder Kontaktblock ist dabei fest mit einer oder mehreren Kontakt-Kategorien verknüpft.

Wenn bei der Erstellung einer Beziehung aus der Beziehungsliste festegestellt wird, dass Sie eine Beziehung erstellen, die zu einem oder mehreren Kontaktblöcken in der Fallverwaltung passen könnte, werden Sie gefragt, ob die soeben angelegte Beziehung auch im passenden Kontaktblock Verwendung finden soll.

Rückverknüpfung neuer Beziehungen mit einem Kontaktblock

Erstellen einer Beziehung mit dem Kontextmenü
Das Kontextmenü der Beziehungsliste bietet bei der Neuanlage unmittelbar die Unterscheidung zwischen einer Beziehung zu natürlichen oder juristischen Personen an. Durch diese Vorauswahl werden lediglich die zur Verfügung stehenden Kategorien im Beziehungsdialog entsprechend eingeschränkt. Alle weiteren Funktionen verlaufen analog zu dem bereits zuvor beschriebenen Verfahren.

Bearbeiten von Beziehungen
Das Bearbeiten einer bestehenden Beziehung ist mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Beziehungsliste möglich. Durch den Doppelklick öffnet sich der Beziehungsdialog, in dem Sie alle Daten der gespeicherten Beziehung verändern können. Sie haben hier vollen Zugriff und können folgende Aktionen ausführen:

  • Wählen eines anderen Ansprechpartners eines juristischen Kontakts
  • Anlegen zusätzlicher Ansprechpartner bei juristischen Kontakten
  • Wahl eines anderen Kontaktes der gleichen Kategorie
  • Erfassen von Zusatzinformationen zur bestehenden Beziehung
  • Bestimmen des Gültigkeitszeitraumes der Beziehung

Alle Aktionen wirken sich unmittelbar auf die bereits gespeicherte Beziehung aus. Alle zuvor gespeicherten Daten der Beziehung werden von Ihren Änderungen überschrieben. Sollen jedoch die zuvor gespeicherten Daten erhalten bleiben bietet sich eher der folgende Weg an: Beenden Sie die bestehende Beziehung, indem Sie das Ablaufdatum der Beziehung im Dialog eintragen und schließen Sie den Dialog wieder. Erstellen Sie eine neue Beziehung zu dem gleichen oder einem anderen Kontakt und tragen Sie dort das Startdatum der Beziehung ein, so dass es sich nicht mit dem Ablaufdatum der vorangegangenen Beziehung überschneidet.

Aufheben von Beziehungen
Das Kontextmenü der Beziehungsliste kann dazu genutzt werden, eine Beziehung schnell mit einem Ablaufdatum zu versehen. Die markierte Beziehung wird bei der Auswahl des Eintrages „Beziehung aufheben“ ohne Nachfrage sofort mit dem heutigen Datum als Ablaufdatum der Beziehung versehen. So markierte Beziehungen erscheinen in der Beziehungsliste nur noch, wenn die Anzeige von abgelaufenen Beziehungen unterhalb der Beziehungsliste aktiviert ist.

Aktivieren von Beziehungen

Aufgehobene Beziehungen können über das Kontextmenü der Beziehungsliste durch Auswahl des Eintrags „Beziehung aktivieren“ wieder aktiviert werden. Durch die Auswahl wird das Ablaufdatum der Beziehung ohne Nachfrage wieder entfernt und die Beziehung erscheint wieder unter den aktiven Beziehungen.

Löschen von Beziehungen
Über das Kontextmenü der Beziehungsliste können Beziehungen zwischen dem gewählten Fall und einem Kontakt auch komplett gelöscht werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass das Löschen aus der Beziehungsliste auch eine eventuell vorhandene Verknüpfung dieser Beziehung zu einem Kontaktblock beendet, wenn die Beziehung aus einem Kontaktblock erstellt wurde.

Multikontaktblöcke

Multikontaktblöcke ähneln den bereits beschriebenen Kontaktblöcken sehr. Gegenüber den normalen Kontaktblöcken können in einem Multikontakt block jedoch mehrere Beziehungen zu Kontakten einer Kontakt-Kategorie gespeichert werden. Daher sind Multikontaktblöcke eher mit einer kleinen Beziehungsliste zu vergleichen.

|#fa fa-check#| Miep Miep<br>Huhu next Line<br>Mal sehe ob das klappt

Multikontaktblöcke werden immer dort verwendet, wo es in der Fallverwaltung einen Sinn ergibt, mehrere gleichzeitig aktive Beziehungen zu Kontakten der gleichen Kontakt-Kategorie zu hinterlegen. Beispiele hierfür sind:

  • Fachärzte
  • Bankkontakte
  • Versorgungsunternehmen
  • Angehörige, Freunde
  • Sozialdienste, professionelle Personen

Durch einen Klick auf den freien Bereich unter der Überschriftenzeile eines Multikontaktblockes öffnen Sie einen speziellen Zwischendialog mit der Liste der Beziehungen zu den Kontakten der gewählten Kontakt-Kategorie.

Zwischendialog für Multikontaktblöcke

veröffentlicht am 17.März 2015