Neben den Klienten und Falldaten können Sie auch die Daten anderer Kontakte speichern, verwalten und mit Ihren Falldaten verknüpfen. Kontakte werden in einem von den Falldaten unabhängigen Fenster gespeichert und müssen daher nicht erneut eingegeben werden, wenn diese Daten mit mehreren Fällen (Klienten) verknüpft werden sollen. So müssen Sie beispielsweise die Daten eines Facharztes nur einmal erfassen, wenn Sie diese Daten bei unterschiedlichen Fällen benötigen. Weil die Adresse des Arztes in diesem Beispiel nur einmal gespeichert ist, wirken sich Änderungen an den Daten des Kontaktes mittelbar auch auf alle Falldaten aus, die mit dem Kontakt verknüpft sind. Dieses Verhalten ist so gewünscht und vereinfacht die Verwaltungsarbeit, wenn sich die Adresse oder Telefonnummer eines Kontaktes ändert.

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Die Liste der gespeicherten Kontakte kann auf verschiedene Arten aufgerufen werden.

• Funktionstaste F8
• Button Kontakte in der Symbolleiste
• Eintrag Kontakte im Menü Stammdaten

Bei den Kontakten wird zwischen juristischen Personen (Firmen, Behörden, Vereine …) und natürlichen Personen (Einzelpersonen, Angehörige, Mitarbeiter, …) unterschieden. Bei juristischen Personen können zusätzlich zu den Stammdaten wie Firmenbezeichnung und Adresse mehrere Ansprechpartner hinterlegt werden. Bei natürlichen Personen besteht diese Möglichkeit nicht. Das bedeutet, dass natürliche Personen grundsätzlich keine Ansprechpartner haben. In der Kontaktliste erkennen Sie natürliche und juristische Personen ganz einfach an den Symbolen, mit denen alle Kontakte in der Übersicht gekennzeichnet sind.

Für die Kategorisierung von Kontakten können eigene Begriffe definiert werden. Für natürliche und juristische Personen sind getrennte Listen von Kategorien vorgesehen. Wenn Sie also z.B. die Kategorie „Arbeitgeber“ für juristische Personen anlegen, dann steht diese Kategorie nicht automatisch auch für natürliche Personen zur Verfügung. Sie können dort jedoch eine gleichlautende Kategorie anlegen und bei den gewünschten natürlichen Kontakten verwenden. Besonders im Bereich Kontakte ist jedoch grundsätzlich vorzuziehen, die schon vorgegebenen Kontakt-Kategorien zu verwenden. Die vorgegebenen Kontakt-Kategorien ermöglichen zusätzliche Funktionalitäten, die mit selbst angelegten Kontakt-Kategorien nicht möglich sind. So werden an vielen Stellen der Fallverwaltung nur Kontakte bestimmter Kategorien zur Auswahl angeboten, oder es werden bei der Erstellung von Beziehungen automatische Rückverknüpfungen zu bestimmten anderen Inhalten der Software ermöglicht.

Die Daten eines Kontaktes können durch einen Doppelklick in der Kontaktliste zum Bearbeiten geöffnet werden. Je nachdem, ob Sie eine natürliche Person oder eine juristische Person wählen, wird das Bearbeitungsfenster unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Felder zum Bearbeiten anbieten.

Bei der Änderung oder Erweiterung von Kontaktdaten müssen Sie beachten, dass der angezeigte Kontakt in Beziehung zu einem oder mehreren gespeicherten Fällen, unter Umständen auch zu Fällen von Kollegen stehen kann. Zu welchen Fällen eine Beziehung besteht, kann über den Reiter „Beziehung zu Klienten“ eingesehen werden. Bei den natürlichen Personen können anstelle der Ansprechpartner Zusatzdaten direkt in dem Bearbeitungsfenster des Kontaktes hinterlegt werden.

Änderungen an den Daten eines schon gespeicherten Kontaktes wirken sich implizit auf alle Fälle aus, die mit diesem Kontakt verknüpft sind. Insbesondere in Betreuungsvereinen und Betreuungsgemeinschaften, die einen gemeinsamen Datenbestand im Netzwerk betreiben, sollten Sie sich mit anderen Kollegen absprechen, bevor Sie Änderungen an einem bestehenden Kontakt oder Ansprechpartner vornehmen.

Bei der Anlage eines neuen Kontaktes müssen Sie sich vorab entscheiden, ob eine juristische Person oder eine natürliche Person angelegt werden soll. Falls die Art des Kontaktes später geändert werden muss, ist dies im Bearbeitungsfenster des Kontaktes möglich. Im Bearbeitungsfenster eines Kontaktes steht jeweils ein Button zur Verfügung, mit dem die Wandlung einer natürlichen Person in eine juristische Person, oder einer juristischen Person in eine natürliche Person veranlasst werden kann. Bei der Wandlung einer natürlichen Person in eine juristische Person wird automatisch ein Ansprechpartner angelegt, so dass Sie die Zusatzdaten des Kontaktes nicht verlieren. Nach der Umwandlung in eine juristische Person ist dieser Kontakt keiner Kategorie zugeordnet. Sie müssen also mindestens eine neue Kategorie aus dem Vorrat für juristische Personen manuell zuordnen. Bei der Wandlung einer juristischen Person in eine natürliche Person gehen alle eventuell vorhandenen Ansprechpartner verloren. Nach der Bestätigung der Sicherheitsnachfrage werden alle Ansprechpartner der juristischen Person gelöscht und eine neue natürliche Person ohne Ansprechpartner angelegt. Auch in diesem Fall müssen Sie eine neue Kategorie aus dem Vorrat für natürliche Personen manuell zuordnen.

Das Löschen von Kontakten ist über das Kontextmenü der Kontaktliste möglich. Falls ein gespeicherter Kontakt zu mindestens einem der verwalteten Fälle in Beziehung steht ist ein Löschen des Kontaktes grundsätzlich nicht mehr möglich. Falls dies bei einem Löschversuch festgestellt wird, werden Sie durch ein Hinweisfenster auf diesen Umstand hingewiesen. Nur so kann gewährleistet werden, dass durch das Löschen von Kontakten oder Ansprechpartnern keine Falldaten beeinflusst werden.