In jährlichen Intervallen ab Beginn der Vermögenssorge wird eine Rechnungslegung für den Klienten fällig. In einer Rechnungslegung werden alle Einnahmen und Ausgaben des Klienten nachgewiesen.

Dieser Nachweis gelingt mit BdB at work unkompliziert und ohne besonderen zusätzlichen Aufwand, wenn Sie alle Einnahmen und Ausgaben für den Klienten erfasst haben.

Die Rechnungslegung wird über den Button „Rechnungslegung“ am unteren Rand der Übersichtsseite Vermögensverwaltung aus den Falldaten gestartet.

Das Fenster Rechnungslegung ist in vier Bereiche aufgeteilt:

Zeitraum festlegen
Die Dauer des Rechnungslegungszeitraumes wird von BdB at work immer mit einem Jahr ab Beginn der Rechnungslegung vorgegeben.

Der Zeitraum kann manuell abgeändert werden, worauf automatisch eine Neuberechnung der Vermögensverhältnisse für den neuen Zeitraum ausgeführt wird. Eine Änderung des Startdatums bewirkt, dass BdB at work das Enddatum entsprechend mitführt. Eine Änderung des Enddatums ist zulässig, das Startdatum wird in diesem Fall nicht mitgeführt. So können Sie einen Zeitraum festlegen, der von einem vollen Jahr abweicht.

Im Kopfbereich des Fensters wird auch das Datum des Vermögensverzeichnisses angegeben. Dieses Datum wird auf dem Vordruck für die Rechnungslegung ausgedruckt. Am besten übernehmen Sie hier die Vorgabe des Programms.

Falls die Korrektheit der vorangegangenen Rechnungslegung geprüft wurde und Sie darüber eine Mitteilung erhalten haben, können Sie das Datum dieses Prüfberichtes eintragen, um dem Rechtspfleger die Arbeit zu vereinfachen.

Unter dem Kopfbereich ist das Rechnungslegungsfenster in drei Bereiche gegliedert, die den Vermögensbestand zu Beginn der Rechnungslegung, den Nachweis der Einnahmen und Ausgaben und den Vermögensbestand am Ende des Rechnungslegungszeitraumes darstellen.

Vermögensverzeichnis/Letzte Abrechnung
Bei der erstmaligen Rechnungslegung zeigt dieser Bildschirmteil die Summe der im Vermögensverzeichnis eingegebenen Gegenstände. Die hier ausgewiesenen Summen sind sinnvoll gruppiert.

Die Summe der Girokonten, Sparkonten, Wertpapiere und Verbindlichkeiten sollte bei der ersten Rechnungslegung der Summe der Anfangsbestände auf den von Ihnen angelegten Konten entsprechen.

Bei folgenden Rechnungslegungen sollten hier die Endbestände aus der vergangenen Rechnungslegung sichtbar werden.

Mögliche Fehlerquellen
Stimmen diese Beträge nicht mehr mit den Beträgen aus der vorangegangen Rechnungslegung überein, so kann dies verschiedene Ursachen haben.

Prüfen Sie in diesem Fall, ob das Datum für den Beginn der aktuellen Rechnung einen Tag höher ist als das Enddatum der vorangegangenen Rechnungslegung. Lässt sich die Differenz damit nicht beheben, prüfen Sie weiterhin, ob die Kontenstände, die am Ende des vorangegangenen Rechnungslegungszeitraumes ausgewiesen wurden, auch jetzt noch in gleicher Höhe in der Kontenverwaltung angezeigt werden.

Sollte dies nicht der Fall sein, haben Sie vermutlich eine oder mehrere Buchungen aus dem vorangegangenen Zeitraum geändert oder gelöscht oder rückwirkend weitere Buchungen eingegeben.

Rechnungslegung
Der mittlere Bereich ermittelt die Summe der Einnahmen und Ausgaben anhand der in der Kontenverwaltung eingetragenen Buchungen für den im Kopfbereich angegebenen Zeitraum.

Es werden alle Buchungen beachtet, die beginnend mit dem Startdatum und endend mit dem Enddatum eingetragen wurden. Es werden also auch die Buchungen beachtet, die genau auf die Grenzen des Zeitraumes fallen.

Dadurch ist gewährleistet, dass alle relevanten Buchungen in einer Rechnungslegung beachtet werden.

Als Tilgungen werden alle Buchungen ausgewiesen, die als Umbuchung zwischen einem Guthabenkonto des Klienten und einem Verbindlichkeitskonto umgebucht wurden. Ob diese Buchungen zusätzlich als Einnahmen und Ausgaben gelistet werden sollen, lässt sich optional einstellen.

Als Schuldänderungen werden alle Haben- und Soll-Buchungen ausgewiesen, die auf einem Verbindlichkeitskonto des Klienten eingegeben wurden. Als Kursänderungen werden alle Haben- und Soll-Buchungen auf Wertpapierkonten des Klienten ausgewiesen.

Ausgehend vom nachgewiesenen Vermögen aus dem obersten Abschnitt des Fensters wird das neue Vermögen zum Ende des Rechnungslegungszeitraumes anhand der Einnahmen und Ausgaben berechnet und als nachgewiesenes Vermögen im mittleren Abschnitt ausgegeben.

Vermögensnachweis
Zur Gegenkontrolle wird das Neue Vermögen zum Ende des Rechnungslegungszeitraumes im dritten Abschnitt des Fensters berechnet.

Zu Unterschieden im nachgewiesenen Vermögen im zweiten und dritten Abschnitt sollte es bei korrekter Eingabe der Geschäftsvorfälle nicht kommen.

Falls das nachgewiesene Vermögen dennoch abweichend ist, haben Sie unter Umständen Einzelbuchungen auf einem Wertberichtigungskonto eingegeben, oder zum Beispiel Umbuchungen zwischen einem Konto der Kontenverwaltung des Klienten und dem Wertberichtigungskonto ausgeführt. Beide Arten der Buchungen sind in BdB at work nicht zulässig und führen zu fehlerhaften Rechnungslegungen. Auf dem Wertberichtigungskonto sind ausschließlich Gegenbuchungen zwischen dem Vermögensverzeichnis und dem Wertberichtigungskonto selbst erlaubt.

Im Optionsfenster, das mit dem Button links unten im Fenster Rechnungslegung aufgerufen werden kann, lassen sich einige Einstellungen vornehmen.

In diesem Feld hinterlegt BdB at work, wann Sie die letzte Rechnungslegung ausgedruckt haben. Falls noch keine Rechnungslegung mit BdB at work ausgeführt wurde, bleibt das Feld leer.

Sie haben die Möglichkeit, hier manuell ein Datum einzutragen, wenn Sie zum Beispiel vor Beginn der Arbeit mit BdB at work Rechnungslegungen für den gewählten Klienten mit einer anderen Software oder manuell ausgeführt haben.

Vorhergehende Rechungslegung
Hier speichert BdB at work das Datum einer früheren Rechnungslegung ab. Bei einer aktuellen Rechnungslegung wird das Datum der letzten Rechnungslegung in das Feld Vorhergehende Rechnungslegung kopiert und das Datum der letzten Rechnungslegung mit dem Datum der aktuellen Rechnungslegung gefüllt. Das Datum der vorhergehenden Rechnungslegung geht dabei verloren.

Einnahmen/Ausgaben incl. Umbuchungen
Umbuchungen zwischen zwei Konten des Klienten sind nominell keine Eingaben und/oder Ausgaben da diese wertneutral im Sinne des Klientenvermögens sind. In der Standardeinstellung von BdB at work werden solche Umbuchungen deshalb nicht in der Rechnungslegung als Einnahme oder Ausgabe geführt.

Das hat jedoch auch zur Folge, dass die Summe der Haben-Buchungen auf den Konten um die Beträge der Umbuchungen höher ist als die Summe der Einnahmen in der Rechnungslegung. Bei den Soll-Buchungen und Ausgaben verhält sich dies analog.

Es ist also nicht so einfach, die berechneten Beträge in der Rechnungslegung anhand von Buchungslisten aus der Kontenverwaltung nachzuvollziehen.

Soll eine höhere Transparenz erreicht werden, können Sie die Umbuchungen in die Berechnung der Einnahmen und Ausgaben einbeziehen. Beide Summen werden dabei um den Betrag der Umbuchungen erhöht.

Im Druckdialog lassen sich mehrere Berichte abrufen, die zum Ausdruck der Rechnungslegung notwendig sind.

Vollständige Rechnungslegung
In der vollständigen Rechnungslegung werden der Anfangsbestand, alle Einnahmen und Ausgaben, sowie die aktuellen Vermögensverhältnisse zum Ende des Rechnungslegungszeitraumes ausgewiesen.

Durch den Vorgang des Ausdrucks wird in den Optionen zur Rechnungslegung automatisch das Datum der letzten Rechnungslegung gesetzt.

Zusätzlich werden Sie gefragt, ob Sie die Konten bis zum Enddatum der Rechnungslegung als abgeglichen setzen wollen.

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten, wird in allen an der Rechnungslegung beteiligten Konten gesetzt, dass das Konto bis zum Ende der Rechnungslegung abgeglichen ist.

Beim Versuch, eine Buchung auf einem Konto einzugeben, das bereits abgeglichen ist, erhalten Sie die folgende Meldung. Durch diesen Mechanismus werden unbeabsichtigte Änderungen an einem zurückliegenden Rechnungslegungszeitraum verhindert.

Buchungslisten Kontenverwaltung
Im Druckdialog können Sie zusätzlich einen Bericht abrufen, der einen Einzelnachweis aller Einnahmen und Ausgaben auf den Konten des Klienten erzeugt.

Die hier erstellten Buchungslisten können bei der Rechnungslegung alternativ zu den Buchungslisten der Kontenverwaltung verwendet werden. Im Gegensatz zu den hier druckbaren Listen verwenden die Buchungslisten aus der Kontenverwaltung für jedes eingerichtete Konto eine neue Druckseite.

Bericht Kontenübersicht
In diesem Bericht wird eine Liste aller von Ihnen für den Klienten geführten Konten ausgegeben. In der Liste sind die Anfangsbestände, Einnahmen, Ausgaben und die Endbestände für jedes Konto gelistet.

Der Ausdruck dieses Berichtes ist als Anlage zur Rechnungslegung vorgesehen und sollte mit dieser bei Gericht abgegeben werden.

Einnahmen- und Ausgabenbericht
Falls Sie für eine betreute Person ausschließlich Vermögenswerte in Konten verwalten, ist es zulässig, diesen Bericht an Stelle der vollständigen Rechnungslegung zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass dieser Bericht nicht verwendet werden kann, wenn im Vermögensverzeichnis Vermögensgegenstände eingetragen sind.