Textplatzhalter für Dateianhänge
Erstellen Sie automatisch Dateianhänge direkt aus einer Dokumentvorlage
Textplatzhalter in der Erstellung von Dokumentvorlagen in BdB at work sind mächtige Werkzeuge um Vorlagen zu gestalten die in der Benutzung die Möglichkeit zur automatischen Ersetzung der Platzhalter mit aktuellen Daten aus Ihrem Datenbestand erlauben.
Damit Sie nicht nur Daten sondern auch Dateien, z.B. als automatisch hinzugefügte Anhänge für eBO- oder Email-Nachrichten, in ihre Dokumente einfügen können oder auf das Vorhandensein von bestimmten Dateien ebenso automatisch reagieren zu können.
Der Textplatzhalter IFSET und sein Pendant IFNOTSET ist bereits seit Jahrzehnten in BdB at work integriert. Sie dienen als Pärchen mit ENDIF dazu, Textausgaben an bestimmte Bedingungen zu knüpfen. Diese beiden Textplatzhalter erhalten mit dem Attribut FILE: nun ein weiteres mächtiges Werkzeug.
Mit dem Attribut FILE lässt sich die Bedingung auf das Vorhandensein, bzw. das Fehlen einer angegebenen Datei formulieren. Ist eine in IFSET(FILE: … ) angegebene Datei vorhanden, so gilt die Bedingung als WAHR und der mit ENDIF eingeschlossene Text wird ausgegeben. Fehlt die Datei unter dem angegebenen Pfad allerdings, gilt die Bedingung als FALSCH und der angegebene Text wird nicht ausgegeben.
Die nachfolgenden Erklärungen gelten sowohl für IFSET wie auch für IFNOTSET
#IFSET(FILE:Dateiangabe_mit_Pfad)# Ihr Text oder weitere Platzhalter.... #ENDIF#
Als Dateiangabe_mit_Pfad können Sie einen regulären Pfad in Ihrem Dateisystem wie z.B. c:\temp\my_test.txt aber auch auch Angaben im UNC-Format wie z.B. \\meineNAS\meineFreigabe\test\mein_test.xyz nutzen.
Besonders in gemeinsamen Netzwerk-Installationen ist aber eine absolute Angabe eines Pfades nicht immer einsetzbar. Besonders wenn auf verschiedenen Rechnern ein und dieselbe Datei über verschiedene Laufwerks- oder Pfadangaben erreichbar ist, ist eine vollständige Pfadangaben nicht hilfreich beim Erstellen einer allgemeingültigen Dokumentvorlage.
Hierzu haben wir für die Angaben von Dateien in IFSET/IFNOTSET und im unten ebenfalls erklärten ATTACH-Platzhalter um die Möglichkeit von Pfad-Platzhaltern ergänzt. Ein Pfad-Platzhalter ergänzt eine Datei-Pfadangabe in diesen beiden Textplatzhaltern mit den aktuellen in der jeweiligen Installation grade aktuellen individuellen Angaben der Installation. So werden die Pfadangaben variabel und reagieren auf die Umstände der jeweiligen BdB at work Installation die diese Vorlage grade verarbeitet.
- <main> oder <atwork>
Hauptpfad/Installationspfad des aktuell laufenden BdB at work, z.B. c:\at work - <data>
Datenverzeichnis des aktuellen Profils, z.B. c:\at work\data - <texte>
Texteverzeichnis des aktuellen Profils, z.B. c:\at work\texte
<texte> ist das TEXTE-Rootverzeichnis, nicht zu verwechseln mit <ablage>,
das das spezifische Texte-Unterverzeichnis des grade aktuellen Klienten aufzeigt. - <doku> oder <vorlagen>
Vorlagen-Hauptverzeichnis des aktuellen Profils, z.B. c:\at work\vorlagen - <shared>
Netzverzeichnis / gemeinsames Verzeichnis des aktuellen Profils, z.B. c:\at work\shared - <posteingang>
Gemeinsamer Posteigang des aktuellen Profils, liegt default unterhalb von Shared → z.B. c:\at work\shared\posteingang - <ablage>
Dokumentablage des aktuellen Klienten (oder des Büros) in dessen Kontext das Dokument grade erstellt wird. Referenziert also ein Unterverzeichnis von TEXTE das dem Klienten selbst zugeordnet ist → z.B. c:\at work\texte\Adalbert, Agro – 123456789012345678 - <user>
AblageVerzeichnis des angemeldeten Benutzers, liegt standardmäßig unterhalb von Shared → c:\at work\Anlagen\<KZeichen> - <person_u> / <person_v> / <person_w>
AblageVerzeichnis in Bezug auf das Kurzzeichen des
_U = Zuständigen Betreuers
_V = Verhinderungsbetreuers
_W = Vertreters/Familienbetreuer
Liegt wie <user> unterhalb von SHARED, aber es wird das Kurzzeichen eines Betreuers genommen
WICHTIG: Die Zuordnung der Kurzzeichen für PERSON_U/V/W wird aus dem Betreuungsverlauf und NICHT aus den Falldaten genommen. Wenn Sie trotz Warnhinweis beim Anlegen einer Beziehung in den Falldaten im Verlauf eine von Ihren Angaben im Verlauf abweichende Angabe hinterlegen, wird hier immer NUR die Angabe aus dem Betreuungsverlauf zur Wirkung kommen.
ATTACH ermöglicht das automatische Anhängen von Dateien und ist nicht zu verwechseln mit dem Platzhalter ANHANG.
ATTACH referenziert eine Datei die, wenn sie vorhanden ist, als Dateianhang an den zu erstellenden Text gehängt wird. Wird dieser Text dann z.B. für eine eBO- oder Email-Nachricht direkt weiterverwendet bleiben diese Anhänge als echte Dateianhänge vorhanden. ATTACH ist also das Platzhalter-Pendant zum manuellen Anhängen von Dateien im internen Texteditor.
#ATTACH(c:\temp\mein_text.txt#
Auch ATTACH bietet die Möglichkeit der Pfad-Platzhalter-Nutzung wie oben beschrieben. So können Sie z.B. mit <ablage> direkt auf das Ablageverzeichnis des aktuellen Klienten zugreifen:
#ATTACH(<ablage>\ausweise\betreuerausweis.pdf)#
Egal ob eine in ATTACH referenzierte Datei vorhanden ist oder nicht: Der Platzhalter führt zu keiner Textausgabe im fertigen Text. ATTACH fügt nur eine Datei als Anhang hinzu wenn diese Datei vorhanden ist.
Besonders im Zusammenhang mit dem ebenfalls oben beschriebenen IFSET(FILE: …) lassen sich spannende Vorgänge vollständig automatisieren.
IFSET(FILE …) und ATTACH( … ) sind ab Programmversion BdB at work 2023.601 verfügbar.