Textplatzhalter Dokumentsteuerung

Mit Platzhaltern das Aussehen und Verhalten von Vorlagen verändern und steuern

Vorlagen können durch den Einsatz von Platzhaltern im Aussehen und Verhalten beeinflusst werden. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Möglichkeiten dazu vor.

Kopfvorlagen

Ein mit der Dokumentverwaltung zu erstellender Brief basiert immer auf einer Dokumentvorlage, die zusammen mit dem anzuschreibenden Adressaten ausgewählt werden muss. Zusätzlich dazu kann in der Dokumentvorlage angegeben werden, ob ein zusätzlicher Briefkopf Verwendung finden soll.

Bitte beachten Sie, dass Platzhalter für das Integrieren von Kopfvorlagen in eine Dokumentvorlage nur einmal genutzt werden dürfen. Innerhalb einer Dokumentvorlage ist es nicht möglich mehrere Kopfvorlagen zu integrieren.

#vorlage#Platzhalter für das Integrieren einer variablen Kopfvorlage in die gewählte Dokumentvorlage. Die zu verwendende Kopfvorlage wird bei der Erstellung eines Dokuments automatisch abgefragt.
#vorlage:dateiname#Platzhalter für das Integrieren einer bestimmten Kopfvorlage in die Dokumentvorlage. Ist die angegebene Kopfvorlage nicht vorhanden, wird dies angezeigt und das Dokument ohne Briefkopf erstellt.

Bedingte Ausgabe

Bedingte Ausgaben sind Textbereiche die durch “Wenn”-Bedingungen gekapselt sind und die nur dann ausgegeben werden wenn die entsprechende Bedingung erfüllt ist.

#ifset(Platzhaltername)#
Freier Text
#endif#
Leitet einen bedingten Abschnitt ein, der nur dann ausgegeben wird, wenn das mit Platzhaltername angegebene Datenfeld bzw. der Rückgabewert des Platzhalters nicht leer ist.
#ifnotset(Platzhaltername)#
Freier Text
#endif#
Leitet einen bedingten Abschnitt ein, der nur dann ausgegeben wird, wenn das mit Platzhaltername angegebene Datenfeld bzw. der Rückgabewert des Platzhalters leer ist.
#if(Platzhaltername=Wert)#
Freier Text
#else#
Alternativtext
#endif#
Leitet einen bedingten Abschnitt ein, der nur dann ausgegeben wird, wenn das mit Platzhaltername angegebene Datenfeld dem angegebenen Wert entspricht.
Falls das Datenfeld nicht dem angegebenen Wert entspricht wird der Alternativtext ausgegeben.
#seitenwechsel#Fügt einen Seitenwechsel in das Dokument ein
#absatz#Fügt einen Absatz/Zeilenumbruch in das Dokument ein.

Als Platzhaltername wird hier nur der tatsächliche Name des Platzhalters OHNE die # – Zeichen eingefügt, da diese nur aktive Platzhalter umfasst. In diesem Zusammenhang ist aber nur der Name wichtig.

 

Anlagen

Mit den folgenden Platzhaltern können Bilddateien automatisiert in ein Dokument eingesetzt werden.  Diese Funktionen eignen sich besonders, um zum Beispiel Unterschriften einzusetzen oder einen gescannten Betreuerausweis an eine Dokumentvorlage anzuhängen.

Als mögliche gebräuchliche Bildformate stehen zur Verfügung:

  • JPG – Joint Photgraphic Expert Group
  • PNG – Portable Network Graphics
  • BMP – Windows Bitmap
  • WMF – Windows Metafile (Vektorgrafik)
  • EMF – Windows Enhanced Metafile (Vektorgrafik)

Alle Platzhalter in der folgenden Tabelle können zusätzliche Parameter enthalten, die im Anschluss beschrieben werden.

#anlage#

Während der Erstellung des Dokuments öffnet sich ein Dateiauswahldialog, mit dem Sie die anzuhängende Grafik aus der Dokumentablage des Klienten auswählen können. Die Grafik wird mit einer maximalen Breite von 40 Millimetern und einer maximalen Höhe von 30 Millimetern in das Dokument eingesetzt.

#anlage(dateiname)#

Wenn der Dateiname der einzusetzenden Grafik angegeben ist und diese Datei in der Dokumentablage des Klienten vorhanden ist, wird diese ohne einen zusätzlichen Auswahldialog unmittelbar in das Dokument eingefügt.

#anlage(dateiname,breite,höhe)#

Neben dem Dateinamen können Sie die maximale Breite und Höhe in Millimeter für die Grafik angeben. Es müssen immer beide Werte angegeben werden, damit der Platzhalter korrekt erkannt wird. Falls Sie einen der Werte nicht angeben wollen, setzen Sie ihn auf Null. Die Angabe von Breite und Höhe ist eine “maximale Größe”. Sie bildet einen “Rahmen” in dem die Größenanpassung proportional, d.h. verzerrungsfrei erfolgt.

#anlage(dateiname,breite,höhe,format)#

Zusätzlich können Sie mit dem Format-Parameter die Art bestimmen, wie die Grafik in Ihr Dokument eingesetzt werden soll. Die möglichen Formate und Auswirkungen entnehmen Sie der folgenden Tabelle. Das Weglassen des Format-Parameters wirkt sich wie das Format 0 aus.

FormatAuswirkung
0Beim Einfügen in das Dokument wird die Grafikdatei wie ein einzelner Buchstabe behandelt.
1Die Grafikdatei wird nicht in das Dokument integriert sondern nur mit dem erstellten Dokument verknüpft. Dadurch bleiben die Dokumente kleiner und werden schneller verarbeitet. Die extern liegende Bilddatei muss allerdings immer an der gleichen Stelle im Dateisystem vorhanden bleiben, damit diese in Dokumenten angezeigt werden kann.
2Die Grafikdatei wird als bewegliche (positionierbare) Grafik relativ zu dem Absatz in dem der Platzhalter steht eingesetzt. Je nach Größe der Grafik wird diese vom Text umflossen. Bei nachträglichen Änderungen am Dokument verschiebt sich die Grafik entsprechend dem Absatz.
4Die Grafikdatei wird als bewegliche (positionierbare) Grafik relativ zu dem Absatz in dem der Platzhalter steht eingesetzt. Je nach Größe der Grafik wird diese vom Text umflossen. Bei nachträglichen Änderungen am Dokument verschiebt sich die Grafik nicht.
8Wenn eine Grafik als positionierbare Grafik in das Dokument eingesetzt wurde (Format 2 oder 4), wird hiermit der Textfluss um die Grafik deaktiviert.

Die Werte des Format-Parameters können kombiniert werden indem die betreffenden Ziffern addiert und als Format-Parameter  verwendet werden. Soll zum Beispiel eine Grafik als externe Datei (Format 1) und als positionierbare Grafik (Format 2) nicht vom Text umflossen werden (Format 8), dann geben Sie als Format-Parameter den Wert 11 (1+2+8) an.

veröffentlicht am 24.März 2015
aktualisiert am 25. Januar 2017