Betreuungsverein & ehrenamtliche Betreuer

Wie funktioniert die Unterstützung dazu in BdB at work?

Betreuungsvereine waren im Rahmen der Querschnittarbeit bereits vor dem Jahreswechsel mit den von ihnen begleiteten ehrenamtlichen Betreuerinnen und Betreuern kooperativ tätig. Mit der Reform wird die Anbindung der ehrenamtlichen Betreuer nun noch stärker. Durch die bereits bei Betreuungsbeginn angestrebte Festsetzung einer Verhinderungsregelung werden Betreuungsvereine die Verhinderungsbetreuung für die von Ihnen begleiteten ehrenamtlichen Betreuer von nun an regelmäßig übernehmen.

Da die Kann-Regel zur vorsorglichen Bestellung eines Verhinderungsbetreuers auch für alle anderen Betreuerinnen und Betreuer gilt, sind die nachfolgend beschriebenen Unterstützungsfunktionen in BdB at work zwar primär für die Anwendung im Vereinsumfeld geschaffen worden, stellen aber auch in anderen Vertretungssituationen z.B. unter Berufskollegen und in Betreuungsbüros gleichsam eine Hilfe dar.

Intern und extern - Was ist was?

In BdB at work wird grundsätzlich zwischen internen und externen Betreuern unterschieden. Damit ist nicht grundsätzlich eine Einteilung in ehrenamtliche oder berufliche Betreuende gemeint sondern ausschließlich die Abgrenzung zwischen Betreuern die im Kontext der eigenen BdB at work Installation tätig sind und somit auch abrechenbare Leistung erbringen können und Betreuern die außerhalb Ihrer BdB at work Umgebung tätig sind und über die nur informatorisch im Bestand von BdB at work Daten gehalten werden.

Interne Betreuer können einem Fall als zuständige oder vertretende Betreuer zugeordnet und die Tätigkeit in der Software auch entsprechend abgerechnet werden.

Externe Betreuer können einem Fall ausschließlich im Kontaktfeld für externe Betreuer zugeordnet werden. Leistungen externer Betreuer sind in der Software nicht abrechenbar.

In den Falldaten können externe Betreuerinnen und Betreuer in den neuen Kontaktblock der Fälle angebunden werden.

Auf diese Weise kann der Vereinsbetreuer der einen Ehrenamtlichen Betreuer in seiner Tätigkeit unterstützend begleitet den entsprechenden Betreuungsfall so grob oder detailliert wie gewünscht in BdB at work erfassen. Die Eckdaten stehen damit bei Rückfragen oder für den Eintritt des Verhinderungsfalls zur Verfügung.

Das bloße Vorhandensein eines angebundenen externen Betreuers schließt den Fall allerdings aus Sicht von BdB at work nicht von der Abrechnung aus. Daher ist die nachfolgende Einstellung in diesem Nutzungsszenario zusätzlich wichtig.

Aktiv & Inaktiv - und wozu ist das gut?

Damit ein Betreuungsfall der nur begleitend vom als zuständig eingetragenen (Vereins-)Betreuer erfasst wird nicht als  abrechenbarer Fall in BdB at work erkannt wird, ist es notwendig den gesamten Fall INAKTIV zu schalten.

Mit dieser Kennzeichnung als inaktiv wird der Fall in seiner Gesamtheit aus dem Abrechnungssystem von BdB at work ausgeschlossen und findet sich weder in anstehenden Abrechnungen, der Abrechnungsermittlung oder auch in Warnungen vor Verjährung u.ä. wieder. Ein inaktiver Fall wird schlicht nur „informatorisch“ im Datenbestand mitgeführt. Selbstverständlich können Sie aber alle Funktionen wie Dokumentablage, Aktennotizen usw. in vollem Umfang nutzen.

Sie finden den Schalter für aktiv / inaktiv direkt in der Rubrik Falldaten des Fensters Falldaten:

Nutzen der Funktionen im Alltag

Im Betreuungsverein werden alle externen Betreuerinnen und Betreuer in den Kontaktdaten von BdB at work angelegt und per Kategorie als solche markiert.

Da die meisten Vereine die Kontaktdaten der ehrenamtlichen (externen) Betreuer bereits in den Kontaktdaten von BdB at work halten, ist an dieser Stelle nur die Zuweisung der neuen Kategorie notwendig. Die Zuweisung kann zusätzlich zu den bereits hinterlegten Kategorien erfolgen.

Wenn Sie die externen Betreuer enger begleiten, möchten Sie vermutlich auch die Eckdaten der ehrenamtlichen Betreuungsfälle in BdB at work erfassen um die Frage  „wen betreut der beratene/begleitete ehrenamtliche Betreuer denn eigentlich“ sofort beantworten zu können. Wenn Sie zudem offiziell als Verhinderungsbetreuer für diesen (externen) Fall bestellt sind, möchten Sie dies vermutlich sogar noch deutlich detaillierter vornehmen und den Fall mehr oder minder vollständig in den Falldaten von BdB at work erfassen.

Gleichwohl ist es ja, solange der Verhinderungs-/Vertretungsfall nicht eintritt, nicht ihr Fall sondern weiterhin nur ein externer Fall über den Sie „nur“ informiert sind.

Dazu schalten Sie dann den Fall vorerst auf inaktiv. Damit wird dieser Fall erstmal nicht in Abrechnungen geführt.

Wenn der Tag kommt an dem Sie den Fall tatsächlich übernehmen müssen, wird er von Ihnen in den Falldaten auf aktiv geschaltet. Zusätzlich tragen Sie im Betreuungsverlauf eine Übernahme ein. Datum ist dabei der Stichtag der Übernahme der Tätigkeit. Sie übernehmen damit VBVG konform diesen Fall. BdB at work wird aus den vorliegenden Daten (Betreuungsbeginn, Wohn- und Vermögensstatus und eingetragener Übernahme) automatisch den Fall in das korrekte Betreuungs- und Abrechnungsquartal positionieren und entsprechend der sich daraus ergebenden Situation in ihren Abrechnungslauf integrieren.

Wenn Sie als während ihrer passiven Begleitung des Falls zumindest die wichtigsten Eckdaten in den Falldaten dokumentiert haben, können Sie im Fall einer Übernahme sofort mit zwei Klicks den Fall für sie aktiv und damit abrechenbar schalten.

Mit den Such- und Filterfunktionen, insbesondere der Erweiterung der Merkmalsuche ist im Alltag auch schnell eine effiziente Nutzung dieser neuen Informationen möglich.

Eine Liste mit allen durch Sie begleiteten ehrenamtlichen Fälle in einem bestimmten Postleitzahlenbereich? Kein Problem mit der Merkmalsuche. Die Gefundenen markieren und anschließend mit dem Listendruck der Falldaten drucken. Der Listendruck ist zudem noch um eine gruppierte Darstellung nach externen Betreuern erweitert worden um diese Funktionen optimal nutzen zu können.

Aber wir bleiben hier nicht stehen und verstehen den aktuellen Umfang nur als Mindestumfang. In den kommen Wochen und Monaten erweitern wir insbesondere die Kontaktdaten für externe Betreuer um die Möglichkeit dort auf einem gesonderten Reiter umfassend Informationen über ihre begleiteten externen Betreuerinnen und Betreuer zu halten und diese Informationen aktiv in Listen und Dokumenten nutzen zu können.

veröffentlicht am 13.Januar 2023