Import Online-Banking

Beschreibung und Funktionen

Die Nutzung des Online-Banking-Imports ist eine sinnvolle Möglichkeit zur Optimierung der Kontenführung für Ihre Klienten. Durch das Nutzen des Online-Bankings werden die auf den Konten Ihrer Klienten getätigten Buchungen elektronisch auf Ihren Computer übertragen und in der Datenbank eines zusätzlich zu BdB at work zu beschaffenden Online-Banking-Programms gespeichert.

Über das Online-Banking-Programm haben Sie ständigen Zugriff auf die Kontenbewegungen Ihrer Klienten. Passende Programme erhalten Sie entweder auf dem freien Markt oder von Ihrer Bank.

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Voraussetzungen

Zur Nutzung des Online-Banking-Verfahrens für die Konten Ihrer Klienten müssen Sie mit den betreffenden Banken, bei denen die Konten geführt werden, einen Vertrag über die Nutzung des Verfahrens abschließen.

Leider werden solche Verträge nicht von allen Banken geschlossen, wenn es sich um Betreutenkonten handelt. Unter Umständen hilft dann der Hinweis an die Bank, dass Sie ausschließlich den lesenden Zugriff auf die Konten benötigen und keine Überweisungen online tätigen wollen.

Neben diesen Verträgen benötigen Sie eine externe Software, welche die Kommunikation mit der Bank ausführt und die Buchungen auf Ihren Computer überträgt. Geeignete Programme werden im Folgenden vorgestellt. Nicht geeignet sind die Internetportale der Banken, da bei deren Nutzung in der Regel keine Daten auf Ihren Computer übertragen werden.

Für die Verwaltung von Konten bei verschiedenen Banken benötigen Sie nur eine Online-Banking-Software. Alle von BdB at work unterstützten Programme können gleichzeitig Konten bei verschiedenen Banken verwalten.

Einschränkungen
Durch Online-Banking können nur reale Konten des Klienten verwaltet werden. Es können also zum Beispiel keine Aktiendepots oder Wertberichtigungskonten durch Online-Banking-Programme verwaltet werden.

Zum Import der Buchungen in BdB at work muss die Online-Banking-Software den Export der Buchungsdaten in eine Datei unterstützen, die dann von BdB at work importiert werden kann. Damit die Funktion in BdB at work sinnvoll und effektiv genutzt werden kann, sollte dabei ein gleichzeitiger Export aller Buchungsdaten aller in der Online-Banking-Software verwalteten Konten gleichzeitig möglich sein.

Vorbereitungen
Bevor Online-Banking in Verbindung mit BdB at work genutzt werden kann, muss eine entsprechende Software auf Ihrem Computer installiert und eingerichtet werden. Nach der Einrichtung der Software müssen innerhalb der Online-Banking-Software alle zu verwaltenden Klienten und Konten hinterlegt und die Kommunikation mit dem Bankrechner geprüft werden. Die Einrichtung der Software und der Konten ist nicht Umfang dieses Buches.

Bei einigen Programmen muss ein speziell zur Zusammenarbeit mit BdB at work geschaffener Exportfilter installiert werden, der die Online-Banking-Software anweist, die Buchungsdaten in einem für BdB at work lesbaren Format abzulegen.

Unterstützte Programme
In BdB at work wird die Zusammenarbeit mit den wichtigsten Online-Banking-Programmen unterstützt. Alle folgenden Angaben beziehen sich auf die Software SFIRM, die von den Sparkassen und Kreissparkassen für Geschäftskunden angeboten wird, aber auch auf dem freien Markt erhältlich ist.

Zum Starten des Online-Banking-Import-Moduls in BdB at work klicken Sie auf den Button „Import Online-Banking“ am unteren Rand der Kontenverwaltung. In der Liste werden alle unterstützen Programme angegeben, von denen Sie das auf Ihrem Computer installierte Programm auswählen müssen.

Bei der Auswahl eines Importfilters werden im rechten Bereich des Fensters zusätzliche Informationen zum gewählten Programm angezeigt. Durch einen Klick auf den Link der Herstellerhomepage öffnet sich Ihr Internet-Browser und zeigt die Seite des Herstellers an, über die Sie weitere Informationen zum Online-Banking-Programm erhalten.

Im Bereich Kontoinformationen und Hinweise wird angezeigt, ob die gewählte Software den gleichzeitigen Export aller verwalteten Konten unterstützt. Falls Sie noch eine Software beschaffen müssen, sollten Sie darauf achten, dass die Software diese Möglichkeit bietet.

Bitte verwenden Sie immer den korrekten Importfilter. BdB at work kann anhand der Daten in der von einem Online-Banking-Programm exportierten Datei nicht zweifelsfrei feststellen, ob die zu importierenden Daten zu dem von Ihnen ausgewählten Import-Filter passen. Falls Die Daten nicht zum gewählten Filter passen, werden unter Umständen eine große Menge fehlerhafter Buchungen importiert, deren nachträgliche Bereinigung einen sehr hohen manuellen Aufwand bedeutet.

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Online-Banking Umsätze übertragen
Der Exportvorgang
Bevor Sie mit dem Import der Buchungen beginnen können, muss mit Hilfe der Online-Banking-Software ein sogenannter Kontenrundruf erfolgen, der die Buchungen der in der Software verwalteten Konten von den Banken auf Ihren Computer überträgt.

Nach einem erfolgreichen Rundruf müssen die so erhaltenen neuen Buchungen aus der Online-Banking-Software exportiert werden, so dass diese in einem von BdB at work verarbeitbaren Format auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert sind.

Diese Vorgänge sind natürlich bei allen von BdB at work unterstützten Programmen unterschiedlich, so dass der Vorgang hier im Einzelnen nicht beschrieben werden kann. Bitte konsultieren Sie das Handbuch oder die Online-Hilfe der von Ihnen gewählten Online-Banking-Software.

Der Importvorgang
In einem ersten Schritt muss angegeben werden, welche Datei importiert werden soll. Klicken Sie dazu auf den Ordner neben der Pfadangabe um eine von Ihrem Online-Banking-Programm exportierte Datei auszuwählen.

Bei einigen Programmen ist der Speicherort für exportierte Buchungen fest vorgegeben, bei anderen kann der Ordner, in dem die Buchungen exportiert werden manuell festgelegt werden. In jedem Fall müssen Sie wissen, wo Ihre Software die Daten abgelegt hat, damit diese hier wieder importiert werden können.

Nach der Auswahl der von Ihnen mit der Online-Banking-Software exportierten Datei wird die Pfadangabe gespeichert und im Dialog angezeigt.

Wenn Sie die Exportdatei bei jedem Vorgang erneut nutzen, muss der Pfad nicht jedes Mal neu ausgewählt werden, da dieser bei einem erneuten Aufruf des Fensters wiederhergestellt wird und Sie sofort mit dem Import beginnen können.

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Buchungen importieren
Zum Start des Importvorgangs klicken Sie auf den Button „Buchungen jetzt importieren“. Dadurch werden alle durch die Online-Banking-Software exportierten Daten analysiert und eine Statistik dieser Datei dargestellt.

Damit die in der Exportdatei enthaltenen Buchungen innerhalb von BdB at work einem Konto zugeordnet werden können, müssen die betreffenden Konten bereits in der Kontenverwaltung von BdB at work bei den betreffenden Klienten angelegt worden sein.

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Sie interpretieren die Anzeige der Buchungsanalyse wie folgt:

  • In der Datei sind insgesamt 7 Buchungen vorhanden
  • 3 dieser Buchungen wurden bereits bei einem vorangegangenen Import nach BdB at work übertragen und sind bereits in der Kontenverwaltung gespeichert.
  • Vier Buchungen würden bei einem Import der Datei in die Kontenverwaltung übertragen.
  • In der Datei sind Buchungen für den Zeitraum vom 11. Februar bis 14. März 2012 enthalten.
  • Die Datei enthält drei Buchungen eines oder mehrerer Konten, die noch nicht in BdB at work vorhanden sind oder dort nicht geführt werden sollen.
  • Es sind keine Buchungen in der Importdatei enthalten, die keinem Konto zugeordnet werden können oder deren Konten bereits abgeglichen sind.
  • Die Datei enthält drei Fehler, über die Sie weitere Informationen abrufen können, indem Sie den Button „Details anzeigen“ anklicken.

Die drei als fehlerhaft gemeldeten Buchungen können nicht importiert werden, weil das in der Exportdatei der Online-Banking-Software angegebene Konto nicht in BdB at work vorhanden ist. Mit dem Button „Statistik anzeigen“ schalten Sie wieder auf die vorherige Ansicht zurück.

Falls Sie eines der von uns nicht empfohlenen Online-Banking-Programme verwenden, die keine Kontenzuordnungen exportiert, müssen Sie vor dem Aufruf des Online-Banking-Imports den richtigen Klienten und das zu importierende Konto manuell auswählen.

Bei Verwendung solcher Softwareprodukte kann BdB at work nicht feststellen, ob die zu importierenden Daten tatsächlich zu dem von Ihnen ausgewählten Konto gehören, da die notwendigen Informationen nicht in der exportierten Datei vorhanden sind.

Falls Sie einen Import auf einem Konto ausführen, das nicht zu der von Ihnen ausgewählten Importdatei passt, werden möglicherweise sehr viele Buchungen erzeugt, die anschließend auf einem falschen Konto erscheinen. Das Löschen solcher fehlerhaft importierten Buchungen kann einen erheblichen manuellen Aufwand bedeuten.

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Import-Zeitbereich eingrenzen
Der Statistik können Sie entnehmen, für welchen Zeitbereich die Buchungen exportiert wurden. Sie können anhand dieser Daten entscheiden, ob sich die exportierten Buchungen mit Buchungen überschneiden, die Sie bereits zuvor manuell gebucht hatten oder vor Ihrer Bestellung zum Betreuer liegen.

Falls dies der Fall ist, sollten Sie bei den betroffenen Konten den Zeitbereich des Imports einschränken bevor Sie den Import ausführen. Diese Einstellungen nehmen Sie im Einrichtungsdialog des betreffenden Kontos auf dem Reiter „Online-Banking“ vor.

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Die Daten werden dauerhaft in der Kontendefinition gespeichert und sind deshalb auch wirksam, wenn Sie die gleiche Import-Datei zu einem späteren Zeitpunkt erneut importieren wollen.

Hier können Sie auch bestimmen, dass ein bestimmtes Konto überhaupt nicht importiert werden soll, obwohl die Daten von der Online-Banking-Software exportiert wurden.

Starten Sie nach der Anpassung der Konten den Online-Banking-Import erneut um dann den Import ausführen zu lassen.

Nach einem erfolgreichen Import der Buchungsdaten können die Buchungen auf den betroffenen Konten eingesehen werden.

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Falls Sie eine per Import erzeugte Buchung bearbeiten, sind die Eingabefelder für das Buchungsdatum und den Buchungsbetrag gegen Veränderung geschützt. Sie können nur die Textangaben ändern oder mit zusätzlichen Informationen versehen.

Bei der Übertragung der Buchungsdaten vom Bankrechner in Ihre Online-Banking-Software werden alle die Buchungen beschreibenden Daten, wie zum Beispiel die Verwendungszwecke, ausschließlich in großen Buchstaben und ohne die Verwendung von Umlauten übertragen. Die von der Bank übertragenen Daten werden im gleichen Format auch in der Exportdatei abgelegt.

Damit Sie die Daten besser lesen können, wird beim Import ein Zeichenfilter verwendet, der jeweils nur den ersten Buchstaben der einzelnen Wörter in Großschrift zeigt und die restlichen in kleinen Buchstaben ausweist. Hier sind neben anderen von Ihnen gewünschten Ergänzungen zu den Texten eventuell weitere Anpassungen notwendig.

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Über den Button „Onlinebuchung anzeigen“ im Bearbeitungsdialog haben Sie auch nach einer manuellen Änderung der Textangaben Zugriff auf den originalen Buchungstext und können diesen bei Bedarf wiederherstellen.

Buchungen löschen
Falls Sie Buchungen, die per Online-Banking-Import entstanden sind, aus der Buchungsliste des Kontos löschen, werden diese bei einem nachfolgenden Importvorgang erneut importiert. Eine dauerhafte Löschung ist nur möglich, wenn Sie in den Kontendefinitionen angeben, dass bei diesem Konto nur ab einem bestimmten Datum importiert werden soll.

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Buchungskontrolle

Die Buchungskontrolle dient dazu, nach einem Import von Online-Banking-Buchungen alle Konten der Klienten auf bestimmte Auffälligkeiten überprüfen zu lassen. Diese Buchungskontrolle findet automatisch im Anschluss an einen Importvorgang statt.

Die Kriterien für die Überprüfung können für jedes einzelne online geführte Konto bei den Klienten eingestellt werden. Die möglichen Optionen wurden bereits am Anfang dieses Abschnittes beschrieben.

Die Funktionen der Buchungskontrolle sind Nutzern der Premium-Edition vorbehalten.

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Kontostandwarnung
Warnungen, die sich auf einen zu niedrigen oder zu hohen Kontostand eines Kontos beziehen, sind in der letzten Spalte mit einem roten Kreuz versehen und können von Ihnen nicht bestätigt werden. In der Kontenverwaltung werden Konten, deren aktuelles Saldo nicht zwischen den vorgegebenen Grenzen liegt, durch einen Hinweistext und eine farbliche Hinterlegung des Saldos gekennzeichnet.

Buchungswarnung
Warnungen, die sich auf eine bestimmte Buchung beziehen, sind in der letzten Spalte mit einem leeren Feld markiert. Sie können schon bei der Vorlage entscheiden, ob Sie diese Warnung weiterhin erhalten wollen oder ob die Warnung ausgeblendet werden soll. Bestätigte Warnungen werden in der letzten Spalte mit einem Häkchen versehen.

Nach dem Schließen der Buchungskontrolle erfolgt ein Abgleich der vorgelegten Daten mit den importierten Buchungen. Die Warnungen, die hier noch nicht bestätigt wurden, werden dadurch in die Kontenverwaltung überführt. Jede noch nicht bestätigte Warnung wird in der Buchungsliste der Kontenverwaltung rot hinterlegt.

Bei Buchungen, die durch eine Warnung hervorgehoben worden sind, sind zusätzliche Einträge im Kontextmenü verfügbar, die es erlauben, die Warnungen individuell zu bestätigen.

Buchungen, die in der Kontenverwaltung quittiert wurden, werden bei einer folgenden Kontrolle der Buchungen oder bei einem folgenden Import von Buchungen über den Online-Banking-Import nicht erneut vorgelegt.

Manuelle Buchungskontrolle
Der Aufruf der Buchungskontrolle ist auch ohne vorherigen Importvorgang möglich. Dazu rufen Sie die Funktion über den Button „Buchungskontrolle“ direkt aus der Kontenverwaltung auf.

veröffentlicht am 19.März 2015