Damit die Formulare im PDF-Format bei der Dokumentverwaltung der Klienten automatisch gefüllt werden können, müssen die Formulare entsprechend den Anforderungen vorbereitet werden. Bei den im Lieferumfang enthaltenen Formularen ist diese Aufbereitung soweit technisch möglich und inhaltlich sinnvoll schon geschehen.

Bei der Integration eigener Formulare in das Formularcenter müssen die Formularfelder innerhalb des PDF-Formulars bestimmte Bezeichnungen tragen, damit BdB at work diese identifizieren kann. Eine solche Überarbeitung kann nur mit der kostenpflichtigen Vollversion von Adobe Acrobat durchgeführt werden. Der kostenlose Adobe-Acrobat-Reader enthält nicht die Möglichkeit, solche Änderungen an PDF-Dateien vorzunehmen. Alternativ stehen für diese Bearbeitung aber auch andere kostengünstigere Programme zur Verfügung.

Die Zuordnung von BdB at work Daten/Informationen und einem ausfüllbaren Feld in einer PDF erfolgt über den Namen des Feldes in der PDF. Liegt ein Feld mit einem Namen vor, vergleicht BdB at work bei der späteren Verarbeitung des Formulars den Namen mit der Liste verfügbarer Feldinhalte. Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird das PDF-Feld mit dem entsprechenden Inhalt vorausgefüllt.

Die spätere Verarbeitung erfolgt immer im Kontext des aktuell gewählten Klienten, bzw. im Fall der Felder aus der Büroverwaltung des aktuell aktivierten Firmenprofils.

In der folgenden Tabelle sind die derzeit möglichen Bezeichner für Felder aufgeführt. Wegen der unterschiedlichsten Anforderungen der verschiedenen Formulare sind viele Daten in verschiedenen Formatierungen verfügbar. Für jede unterschiedliche Formatierung ist ein eigener Platzhalter notwendig, da innerhalb der Formulare keine Parameter verwendet werden können.