SafeID als Favoriten in Kontakten speichern

So erweitern Sie Ihre Kontakte um SafeID für Kontakte und Ansprechpartner

Wenn Sie sowohl BdB at work als auch eBO.connect auf Ihrem System installiert haben, sind die Erstellung und Versendung von eBO-Nachrichten direkt in BdB at work integriert und Sie können einfach und bequem in BdB at work eBO-Nachrichten erstellen und versenden.

Natürliche Personen

In den Kontaktdetails von natürlichen Personen finden Sie einen eigenen SafeID-Reiter auf dem Sie eine SafeID für diesen Kontakt aussuchen und hinterlegen können.

Die Suche und Auswahl der SafeID erfolgt auch hier online und direkt im bundesweiten SafeID-Verzeichnis. Die dann ausgewählte SafeID wird in BdB at work am Kontakt gespeichert.

Sobald Sie dann ein Dokument mit diesem Kontakt als Empfänger erstellen und dabei dieses Dokument als eBO-Nachricht zur Versendung vorbereiten, wird die hier hinterlegte SafeID erneut online kontrolliert ob sie in dem Moment aktuell noch existiert und aktiv ist. Ist das der Fall, wird die SafeID des Kontakts automatisch als vorausgewählte SafeID des Empfängers gesetzt.

Juristische Personen

Für Kontakte von Firmen, Organisationen, Gerichte & Behörden usw. gibt es zwei Möglichkeiten der SafeID-Anbindung: Hauptkontakt und Ansprechpartner.

Hauptkontakt
Der eigentliche Stamm, d.h. der Kontakt selbst, hat auf dem ersten Reiter der Kontaktdetails ein Feld in dem Sie eine SafeID für diesen Kontakt suchen und anbinden können.

Ansprechpartner
Für jeden dem Hauptkontakt hinzugefügten Ansprechpartner können Sie eine individuelle SafeID-Verknüpfung vornehmen.

Wenn der Kontakt mehrere Ansprechpartner hat, ist es nicht nötig jedem Ansprechpartner eine SafeID zuzuordnen. Es dürfen gemischt Ansprechpartner mit und ohne SafeID verwendet werden.

Besonders bei Behörden, eignet sich diese Möglichkeit gut für die Haltung von unterschiedlichen SafeID einzelner Abteilungen oder Arbeitsgruppen.

Ansprechpartner haben Vorrang
Bei der Erstellung eines Dokumentes mit der Dokumentverwaltung wählen Sie bekanntermaßen als ersten Schritt eine Beziehung / einen Kontakt aus. Dieser Kontakt wird als Empfänger des Dokumentes betrachtet und so z.B. auch über die Textplatzhalter in den Vorlagen als Adressat genutzt.

Dieser so ausgewählte Kontakt bzw. die Beziehung bringt zugleich auch eine eventuell hinterlegte SafeID mit. Wenn Sie in dem nun zur Bearbeitung bereitgestellten Dokument die Funktion „als eBO-Nachricht senden“ auswählen, wird diese SafeID als vorausgewählter Empfänger berücksichtigt. Sie müssen so keine erneute Auswahl im Dialog für „eBO Nachrichten senden“ auswählen.

Wenn der gewählte Kontakt oder die Beziehung eine juristische Person, d.h. eine Firma, eine Organisation oder Behörde ist, so kann diese eventuell auch einen für diese Beziehung spezifizierten Ansprechpartner haben.

Hier entstehen verschiedene Möglichkeiten für die Vorauswahl einer SafeID:

  • Kein Ansprechpartner vorhanden oder gewählt
    Ist eine SafeID am Hauptkontakt vermerkt, wird diese genommen. ist keine vermerkt, wird keine SafeID vorausgewählt.
  • Ansprechpartner vorhanden aber nicht gewählt
    Ist eine SafeID am Hauptkontakt vermerkt, wird diese genommen. ist keine vermerkt, wird keine SafeID vorausgewählt.
  • Ansprechpartner vorhanden und gewählt
    Ist eine SafeID am Ansprechpartner vermerkt, wird diese genommen, ist keine vermerkt, wird die SafeID des Hauptkontakts genommen. Hat der Hauptkontakt keine SafeID vermerkt, wird keine SafeID vorausgewählt.

Weitere Informationen über das Erstellen von eBO-Nachrichten in BdB at work finden Sie in Thema eBO.connect Integration

veröffentlicht am 19.April 2023