Dokumentvorlagen

Funktion und Bearbeitung von Dokumentvorlagen; Eigene Dokumentvorlagen erstellen

Jeder Schriftverkehr in BdB at work wird anhand von Dokumentvorlagen erstellt. Bei der Installation der Software wurde bereits eine Reihe von Dokumentvorlagen mitgeliefert, die Sie direkt verwenden können. Trotz der Nutzung des Begriffs „Dokumentvorlage“ sind die Vorlagen in BdB at work ganz normale Textdateien, die Sie ohne besondere Vorkehrungen direkt mit der Textverarbeitung bearbeiten können. Dokumentvorlagen, wie sie zum Beispiel in Microsoft Word Verwendung finden, können von BdB at work nicht verarbeitet werden.

Dateiformat

Grundlage aller in BdB at work vorhandenen Dokumentvorlagen ist das Dateiformat RTF (Rich Text Format). Diese RTF Dateien können sowohl mit der in BdB at work integrierten Textverarbeitung, als auch mit anderen externen Programmen geöffnet, erstellt und bearbeitet werden.

Beispiele für externe Textverarbeitungen, die für den Schriftverkehr mit BdB at work geeignet sind:

Microsoft Word
Microsoft Word wird seit vielen Jahren in verschiedenen Versionen vertrieben und wurde in dieser Zeit kontinuierlich erweitert und verbessert. Als Minimalvoraussetzung zur Nutzung des Schriftverkehrs mit BdB at work benötigen Sie die Textverarbeitung in der Version 2000. Bei Verwendung älterer Versionen von Microsoft Word ist eine korrekte Darstellung der von BdB at work erzeugten Dokumente – insbesondere bei Nutzung von Tabellen – nicht gewährleistet.

Open Office
Open Office ist ein kostenloses Programmpaket, das neben anderen Anwendungen auch eine Textverarbeitung liefert, die das RTF-Format darstellen kann. Ebenso wie bei älteren Versionen von Microsoft Word ist die korrekte Darstellung von Tabellen nicht sichergestellt.

Funktion der Texterstellung

Jeder ausgehende Schriftverkehr wird basierend auf einer Dokumentvorlage erstellt. Die Dokumentvorlage, die Sie als Grundlage für einen zu erstellenden Brief auswählen, kann diverse Steueranweisungen in Form von Platzhaltern enthalten, die von BdB at work ausgewertet werden und die weitere Erstellung des Briefes steuern. Solche Platzhalter bestimmen zum Beispiel ob und wenn ja, welcher Briefkopf verwendet werden soll, an welcher Stelle BdB at work Daten des Klienten oder Amtsgerichtes einsetzen soll, oder ob Anlagen im Dokument verwendet werden sollen.

Damit diese Funktionen ausgeführt werden können, muss die Dokumentvorlage während der Erstellung des Briefes durch BdB at work analysiert und die Anweisungen der Platzhalter durch das Programm ausgeführt werden.

Dokumentvorlage

Die Dokumentvorlage wird vor der Erstellung des Briefes von Ihnen ausgewählt und bildet den Hauptteil Ihres Briefes. Innerhalb der Dokumentvorlage wird in der Regel auf einen für diesen Brief zu verwendenden Briefkopf verwiesen.

Welcher Briefkopf verwendet werden soll, wird als Platzhalter in der ersten Zeile der Dokumentvorlage angegeben. Dokumentvorlagen müssen jedoch nicht unbedingt einen Platzhalter für den Briefkopf enthalten. Fehlt dieser Platzhalter, so wird kein Briefkopf integriert. Der Brief wird dann so erstellt, wie dies durch die Vorlage allein vorgegeben ist.

Briefkopf

Der Briefkopf ist im Prinzip eine weitere Dokumentvorlage, die durch einen Platzhalter in der von Ihnen für die Erstellung des Briefes ausgewählten Dokumentvorlage angegeben wird. Ist ein solcher Platzhalter in der Dokumentvorlage enthalten, so öffnet BdB at work die angegebene Datei als Briefkopf und hängt den Inhalt der für den Brief ausgewählten Dokumentvorlage an den Briefkopf an.

Erst danach beginnt die weitere Verarbeitung der aus der Kombination entstandenen neuen Dokumentvorlage. Dieser Vorgang wird bei jedem neuen Brief erneut ausgeführt.

Zusammenspiel zwischen Briefkopf und Dokumentvorlage
Platzhalter

Die jetzt schon mehrfach angesprochenen Platzhalter sind spezielle Worte, die in den Dokumentvorlagen und den Briefköpfen verwendet werden können, um BdB at work anzuweisen den Text der Dokumentvorlage entsprechend zu überarbeiten.

Notwendigkeit von Platzhaltern

Dokumentvorlagen müssen grundsätzlich so gestaltet sein, dass die Verwendung der Vorlage bei jeder betreuten Person ermöglicht wird. Aus diesem Grund darf zum Beispiel der Name X des Klienten nicht direkt in der Dokumentvorlage verwendet werden. Würden Sie einen Namen direkt in die Vorlage schreiben, so würde auch jeder aus dieser Vorlage abgeleitete Brief exakt diesen Namen enthalten. Ihr Brief an Herrn Y würde dann dementsprechend den Namen X enthalten.

Verschiedene Platzhalter-Arten

Auf Grund der vielfältigen Nutzungsszenarien existieren verschiedene Arten von Platzhaltern, die sich in Ihrer Funktion stark unterscheiden. Einfache Platzhalter dienen dabei zum Einsetzen von einfachen Werten in das Dokument, komplizierte Platzhalter können zusätzliche Möglichkeiten der Beeinflussung bieten, sich abhängig von den Daten unterschiedlich verhalten, oder sogar ganze Datenblöcke in Form von Tabellen in das Dokument übernehmen.

Alle zur Verwendung in Vorlagen zur Verfügung stehenden Platzhalter finden Sie in den Beiträgen der Kategorie Textplatzhalter.
Schreibweise der Platzhalter

Alle Platzhalter, die in den Dokumentvorlagen verwendet werden können, werden wie normaler Text direkt in die Dokumentvorlage geschrieben. Ein Platzhalter beginnt und endet immer mit dem # Zeichen. Zwischen den Begrenzungszeichen können Sie auf eine große Anzahl vordefinierter Schlüsselworte zurückgreifen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für gültige Platzhalter, die Sie in den Dokumentvorlagen verwenden können.

#k-name1# Setzt an dieser Stelle den Namen des Klienten ein
#k-geburt# Setzt an dieser Stelle das Geburtsdatum des Klienten ein
#datum# An dieser Stelle wird das aktuelle Datum eingesetzt

Parameter

Einige der in BdB at work unterstützten Platzhalter sind in verschiedenen Ausrichtungen verfügbar. Dazu werden innerhalb eines Platzhalters zusätzliche Anweisungen an den Platzhalter in Klammern übergeben, die jeweils mit einem Komma abgetrennt werden müssen. Die bei einem Platzhalter möglichen Parameter können optional verwendet werden. Das bedeutet, dass Sie diese Parameter angeben können, aber nicht müssen.

Sind bei einem Platzhalter mehrere Parameter möglich, so ist die Reihenfolge grundsätzlich durch die Programmierung fest vorgegeben. Benötigen Sie zum Beispiel nur den zweiten Parameter, so müssen Sie dennoch das Komma zur Abgrenzung des ersten Parameters angeben. In einem solchen Fall stehen zwei Kommas unmittelbar hintereinander.

Beispielhaft wird dies im folgenden Abschnitt anhand des Platzhalters für
das Datum gezeigt gezeigt.

Datum und Uhrzeit einsetzen

Vielfach wird der Wunsch bestehen, das aktuelle Tagesdatum oder die Uhrzeit in einem Dokument zu verwenden. Dazu werden verschiedene Platz halter unterstützt. Alle Beispiele gehen vom 4.9.2012 als aktuellem Tagesdatum aus.

#datum#Setzt das Tagesdatum in der Form TT.MM.JJJJ in das Dokument ein. Sowohl die Tageszahl als auch die Monatszahl werden mit jeweils zwei Stellen ausgegeben. In diesem Beispiel wird „04.09.2012“ in das Dokument eingesetzt.
#tag#Setzt die Tageszahl unter Verwendung von zwei Stellen mit führenden Nullen in das Dokument ein. Im Beispiel also „04“
#monat#Setzt die Monatszahl unter Verwendung von zwei Stellen mit führenden Nullen in das Dokument ein. Im Beispiel also „09“
#jahr#Setzt die Jahreszahl unter Verwendung von vier Stellen in das Dokument ein. Mit dem gewählten Beispieldatum ergibt sich die Ausgabe „2012“
#datum(tag.monat.jahr,1)#Setzt ein spezielles Datum in das Dokument ein. Bei der Angabe des Datums können Berechnungen getrennt für die Tageszahl, Monatszahl und Jahres zahl ausgeführt werden. Auch hier ergibt sich als Ausgabe „04.09.2012“.

Innerhalb des Platzhalters können einfache Berechnungen ausgeführt werden, so dass Sie in der Lage sind, einfache Datumsangaben wie „morgen“, „in zwei Wochen“, „binnen eines Monats“, „bis zum 31.12. des vorletzten Jahres“ und so weiter, automatisch zu erzeugen.
#datum(tag+1.monat.jahr,1)#Ergibt mit dem Beispieldatum „05.09.2012“
#datum(tag+14.monat.jahr,1)#Ergibt mit dem Beispieldatum „18.09.2012“
#datum(tag.monat+1.jahr,1)#Ergibt mit dem Beispieldatum „04.10.2012“
#datum(31.12.jahr-2,1)#Ergibt mit dem Beispieldatum „31.12.2010“
#datum(2)#Setzt das Tagesdatum in der Form „4. September 2012“ in das Dokument ein
#datum(tag+14.monat.jahr,2)#Ergibt mit dem Beispieldatum „18. September 2012“
#datum(3)#Setzt das Tagesdatum in der Form „4.9.12“ in das Dokument ein
#datum(4)#Setzt den Wochentag des Datums in der Form „DI“ in das Dokument ein
#datum(5)#Setzt den Wochentag des Datums in der Form „Dienstag“ in das Dokument ein
#uhrzeit#Dient zum Einsetzen der aktuellen Uhrzeit in das Dokument. Es werden nur Stunden und Minuten ausgegeben.
#uhrzeitlang#Dient zum Einsetzen der aktuellen Uhrzeit. Es werden Stunden, Minuten und Sekunden im Dokument ausgegeben.
Briefkopf einbinden

Dieser Platzhalter dient zum Auswählen eines Briefkopfes für eine Dokumentvorlage. Als Parameter für den Platzhalter kann der Dateiname des Briefkopfes angegeben werden.

#vorlage:kopf#

Bestimmt, dass der Briefkopf mit dem Dateinamen „KOPF.RTF“ als Briefkopf verwendet werden soll. Bitte beachten Sie, dass die Dateiendung „.RTF“ nicht im Platzhalter angegeben werden darf. Falls der angegebene Briefkopf nicht vorhanden ist, erhalten Sie bei der Erstellung des Dokumentes eine entsprechende Fehlermeldung. Bitte überprüfen Sie, ob der Dateiname korrekt geschrieben ist. Welche Briefköpfe verfügbar sind, und wie Sie diese bearbeiten wird am Ende dieses Artikels beschrieben.

#vorlage#

Bestimmt, dass ein Briefkopf verwendet werden soll. Welcher Briefkopf verwendet werden soll, ist nicht bestimmt, da kein Parameter angegeben ist. Daraus folgt während der Erstellung des Briefes die Abfrage, welchen Briefkopf Sie in diesem Einzelfall verwenden wollen.

Das bedeutet jedoch auch bei jedem Erstellen eines Briefes einen zusätzlichen Arbeitsschritt zur Auswahl des gewünschten Briefkopfes. Sie sollten daher überlegen, ob Sie nicht lieber zwei verschiedene Dokumentvorlagen erstellen, bei denen der jeweils zu nutzende Briefkopf bereits im Platzhalter vorgegeben ist.

Die in BdB at work verwendbaren Briefköpfe sind in einem speziellen Ordner gespeichert. Die in diesem Ordner vorgegebenen Briefköpfe können über die Büroverwaltung  unter dem Punkt Kopfvorlagen bearbeitet werden.

Falldaten einsetzen

BdB at work stellt Platzhalter zur Verfügung, mit denen jedes relevante Datenfeld aus der Fallverwaltung in Briefe eingesetzt werden kann. Schriftverkehr über die Dokumentverwaltung bezieht sich immer auf genau einen Klienten, den Sie zuvor in der Fallverwaltung ausgewählt haben.

In den Platzhaltern werden immer die Daten des aktuellen Klienten verwendet. Der Zugriff auf die Daten eines anderen Klienten ist nicht möglich.

Zur Verdeutlichung der Vorgehensweise sollen hier einige der wichtigsten Platzhalter, die auf die Falldaten zugreifen, erläutert werden. Eine stets aktuelle Liste aller Platzhalter finden Sie hier.

#k-name1#
Vorname des Klienten. An dieser Stelle wird der Vorname des Klienten eingesetzt. Eventuell im Datenfeld vorhandene Leerzeichen werden nicht beachtet.
#k-name2#
Nachname des Klienten
#k-geschnr#
Geschäftsnummer des Klienten
#k-bbeginn#
Eingetragener Betreuungsbeginn des Klienten

Daten des Adressaten verwenden

Zu den Daten des Adressaten gehört zum Beispiel der Name des Ansprechpartners oder eine korrekte Briefanrede. Einen Ansprechpartner persönlich anzusprechen ist sicher eleganter als die Verwendung der allgemeingültigen Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“. Mit den Platzhaltern für den Adressaten und den Ansprechpartner wird immer auf die Daten des für den Brief ausgewählten Kontaktes Bezug genommen. Bevor Sie einen Brief erstellen können, müssen Sie neben der Dokumentvorlage einen oder mehrere Kontakte auswählen.

#p-anrede#
Wird durch die Briefanrede des Ansprechpartners eines Kontaktes ersetzt. Der Ansprechpartner kann in einer Beziehung zu einem Klienten definiert werden. Falls kein Ansprechpartner angegeben wurde, verwendet BdB at work automatisch „Sehr geehrte Damen und Herren,“

#p-name# 
Nachname des Ansprechpartners

Daten des Amtsgerichtes verwenden

Bei jedem Klienten ist die Auswahl eines Amtsgerichtes möglich. Die Angabe des Amtsgerichtes bzw. Kostenträgers ist bei einem Klienten zwingend erforderlich. Dadurch wird eine Verknüpfung zu einem Amtsgericht geschaffen, auf dessen Daten mit Hilfe von Platzhaltern zurückgegriffen werden kann.

#g-name1#
Erste Zeile der Bezeichnung des Amtsgerichtes

#g-strasse#
Strasse des Amtsgerichtes

Betreuerkontaktdaten verwenden

Auch für die Verwendung von Daten des Betreuers stehen einige Platzhalter zur Verfügung. Dass auch diese Daten flexibel in Briefe eingesetzt werden können, ist besonders in Betreuungsvereinen und Betreuungsgemeinschaften notwendig. In einer Netzwerkumgebung arbeiten alle Anwender der Software mit den  gleichen Dokumentvorlagen. Aus diesem Grund dürfen Sie auch nicht Ihren eigenen Namen direkt in der Dokumentvorlage verwenden, da Ihre Kollegen sonst keinen individuellen Brief erstellen könnten.

#u-name1#
Vorname des Betreuers, der in der Fallverwaltung als Hauptbetreuer des
Klienten angegeben wurde.

#u-name2#
Nachname des ersten Betreuers eines Klienten

#u-funktion#
Berufsbezeichnung des ersten Betreuers eines Klienten. Einige zusätzliche Platzhalter erleichtern die Erstellung geschlechtsspezifischer Dokumente, wenn innerhalb einer Programmeinrichtung gleichzeitig weibliche und männliche Betreuer arbeiten.

#u-platz2#
Ergibt je nach eingestelltem Geschlecht in den Betreuerstammdaten entweder das Wort „Betreuer“ oder „Betreuerin“. Falls das Geschlecht nicht angegeben ist, verwendet at work den Ausdruck „Betreuer(in)“.

#u-platz1#
Ergibt je nach Geschlecht des Betreuers den Ausdruck „zum“ (männlich) oder „zur“ (weiblich).

Die erste eigene Dokumentvorlage

Anhand eines Beispiels soll gezeigt werden, wie man eigene Dokumentvorlagen erstellen kann. Diese Dokumentvorlage soll zur Mitteilung der Betreuung dienen. Zur Vereinfachung der Vorgehensweise verzichten wir zunächst komplett auf die Verwendung eines Briefkopfes. In einem weiteren Schritt kann der Briefkopf mit nur einem einzigen Platzhalter hinzugefügt werden.

Im Folgenden werden die notwendigen Schritte beschrieben, um eine eigene neue Dokumentvorlage zu erstellen.

Schritt 1

Öffnen Sie die Dokumentvorlage „Allgemein (Leerbrief)“ über das Kontextmenü in der Liste der Dokumentvorlagen. Dadurch wird die bereits bestehende Dokumentvorlage in der Textverarbeitung geöffnet und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Nehmen Sie jetzt bitte noch keine Änderungen am Dokument vor, da dies die gerade geöffnete Vorlage ändern würde, die Sie für zukünftige Briefe noch benötigen.

Per Rechtsklick auf die Dokumentvorlage öffnet sich das Kontextmenü
Schritt 2

Speichern Sie die gerade geöffnete Dokumentvorlage mit einem neuen Dateinamen. Dazu wählen Sie in der Textverarbeitung den Befehl „Speichern unter…“ aus dem Dateimenü. Tragen Sie einen neuen Dateinamen ein und achten Sie darauf, dass dieser Dateiname im aktuellen Ordner noch nicht besteht. In diesem Beispiel nennen wir die Dokumentvorlage „Mitteilung der Betreuung“.

Die geöffnete Dokumentvorlage
Schritt 3

Nach dem Speichern der Vorlage kann diese Kopie des Leerbriefes unmittelbar verändert werden. Markieren und löschen Sie den kompletten Text, der aus dem Leerbrief übernommen wurde. In den folgenden Schritten werden wir alle notwendigen Texte und Platzhalter wieder in die neue Vorlage einfügen. Die dazu notwendigen Platzhalter wurden bereits auf den vorangegangenen Seiten beschrieben.

Speichern der neuen Vorlage
Schritt 4

Jetzt werden wir alle Inhalte für diese neue Dokumentvorlage neu erstellen. Jeder Brief sollte mit einer Betreffzeile beginnen. Als Beispiel soll diese Zeile wie folgt aussehen:

Betreuungssache: Hans Mustermann, XII 234/06 vom 17.10.2004

Da die Vorlage später mit verschiedenen Klienten genutzt werden soll, dürfen keine persönlichen Daten direkt in der Vorlage verwendet werden. In der Zeile müssen der Name des Klienten, das Geschäftszeichen und der Betreuungsbeginn mit Hilfe von Platzhaltern eingefügt werden. Damit dies wie gewünscht funktioniert, schreiben Sie in der ersten Zeile der leeren Dokumentvorlage folgenden Text.

Betreuungssache: #k-name1# #k-name2#, #k-geschnr# vom #k-bbeginn#

Falls der von Ihnen geschriebene Text nicht in eine Zeile passen sollte, so können Sie einfach auf der nächsten Zeile weiter schreiben. Die Zeilenumbrüche in der Vorlage müssen nicht denen des aus der Vorlage erstellten Briefes entsprechen.

Jetzt werden wir den Adressaten persönlich ansprechen, in dem wir die Briefanrede automatisiert in das Dokument einfügen. Erstellen Sie also zunächst 2 oder 3 Leerzeilen und tippen Sie dann den Platzhalter für die Briefanrede an den Beginn einer neuen Zeile.

#p-anrede#

Anschließend beginnen wir mit dem Text der Briefvorlage. Als Beispiel wollen wir einen Textblock erzeugen, der wie folgt aussehen soll:

Ich bin vom Amtsgericht Hamburg mit Wirkung vom 13.08.2008 zum gesetzlichen Betreuer für Herrn Müller bestellt worden. Bitte richten Sie zukünftigen Schriftverkehr ausschließlich an meine im Briefkopf genannte Adresse. Bitte bestätigen Sie den Eingang dieses Schreibens bis zum 15. September 2012. 

Eine Kopie meiner Betreuerbestellung liegt diesem Schreiben bei.

Am besten setzen Sie diesen Text mit zwei weiteren Leerzeilen von der Briefanrede ab. Danach ermitteln Sie, welche Textstellen des gewünschten Blocks sich bei einem Brief mit wechselnden Klienten ändern müssten. An diesen Stellen muss dann der betreffende Platzhalter eingesetzt werden. Alle dazu notwendigen Platzhalter wurden bereits auf den vorangegangenen Abschnitten beschrieben.

Ich bin vom #g-name1# mit Wirkung vom #k-bbeginn# #u-platz1# gesetzlichen #u-platz2# für #k-anrede##k-platz8# #k-name2# bestellt worden. Bitte richten Sie zukünftigen Schriftverkehr ausschließlich an meine im Briefkopf genannte Adresse.

Bitte bestätigen Sie den Eingang dieses Schreibens bis zum #datum(tag+14.monat.jahr,1)#.

Eine Kopie meiner Betreuerbestellung liegt diesem Schreiben bei.

Abschließend sorgen wir für eine korrekte Unterschrift des Briefes.

Mit freundlichen Grüßen

Hans Mustermann

Berufsbetreuer

Auch hier setzen wir Ihren Namen und die Berufsbezeichnung mittels Platzhalter ein, damit auch Ihre Kollegen in einem Netzwerk die Vorlage ohne Änderung nutzen können.

Mit freundlichen Grüßen

#u-name1# #u-name2#

#u-funktion#

 

Die bearbeitete neue Dokumentvorlage
Schritt 5

Nachdem die neue Vorlage jetzt komplett erstellt ist, speichern Sie die Vorlage erneut und verlassen Sie die interne Textverarbeitung. Die soeben gespeicherte Dokumentvorlage ist jetzt in der Dokumentverwaltung ebenso sichtbar, wie die mit BdB at work ausgelieferten Vorlagen.

Schritt 6

Jetzt testen Sie die Vorlage anhand eines realen Klienten. Markieren Sie die soeben erzeugte Vorlage, wählen Sie dann einen Kontakt aus und erstellen Sie den Brief.

Wenn das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, ist der Vorgang an dieser Stelle abgeschlossen und Sie verfügen über Ihre erste eigene Dokumentvorlage. Falls das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, müssen Sie die Vorlage korrigieren.

Falls dies notwendig ist, schließen Sie den Brief und öffnen die Dokumentvorlage über das Kontextmenü in der Liste der verfügbaren Dokumentvorlagen. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor, speichern die Vorlage erneut und testen Sie abermals, ob die Vorlage jetzt funktioniert.

Der im Bild rot markierte Bereich wurde automatisch basierend auf Ihrer Dokumentvorlage erstellt. Alle anderen Ausgaben im Dokument stammen aus der Kopfvorlage und können auch nur dort angepasst werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass sich Änderungen an einer Kopfvorlage auf alle Dokumentvorlagen auswirken, die diese Kopfvorlage verwenden. Am Ende dieses Artikels werden einige häufig gemachte Fehler bei der Erstellung / Bearbeitung von Dokumentvorlagen beschrieben.

Ein neues Dokument mit der bearbeiteten Dokumentvorlage erstellen
Die Platzhalter der Dokumentvorlage wurden entsprechend der Datenfelder in BdB at work ersetzt.
Weitere Platzhalter

Die bisher beschriebenen und genutzten Platzhalter waren relativ einfache Anweisungen, die nur für standardmäßige Formulierungen verwendet werden können. Mit einigen weiteren Platzhaltern können Sie eine viel höhere Flexibilität erreichen und Dokumentvorlagen so gestalten, dass diese zum Beispiel vom Geschlecht des Klienten abhängige Formulierungen nutzen, oder einige Texte nur dann anzeigen, wenn bestimmte Bedingungen gegeben sind.

Erweiterte Klientendaten

Mit weiteren Platzhaltern können Sie auch auf Daten zugreifen, die Sie in den verschiedenen Inhaltsseiten der Falldatenverwaltung und im Fenster Checkliste des Klienten eingetragen haben.

#chk-gez-status#
Gibt den von Ihnen gewählten Status der GEZ-Befreiung in Klarschrift aus. Als Ausgabe werden die Texte verwendet, die im Dropdown-Feld innerhalb der Checkliste angezeigt werden.

#aufgabenkreis-vermoegen#
Gibt in Klarschrift an, ob im Bereich Falldaten – Betreuungsdaten – Aufgabenkreise der Aufgabenkreis „Vermögenssorge“ ausgewählt wurde. Falls dies zutrifft, wird der Platzhalter mit dem Text „Ja“ ersetzt. Falls keine Vermögenssorge zugeordnet wurde, wird der Platzhalter entfernt ohne einen Text einzusetzen. Dieses Verhalten wird später noch gewinnbringend ausgenutzt.

Geschlechtsabhängige Formulierungen

Diese Möglichkeiten unterstützen die Formulierung von ansprechenden Dokumenten für männliche und weibliche Klienten und Betreuer. Das Geschlecht des Klienten wird dabei über das Dropdown-Feld „Geschlecht“ direkt auf der Hauptseite der Klientenstammdaten angegeben. Wo befindet sich das in der Fallverwaltung?

#k-platz1#
Wählt je nach Geschlecht den Text „Klient“, „Klientin“ oder „Klient(in)“, wenn Sie kein Geschlecht für den Klienten ausgewählt haben.

#k-platz2#
Wählt je nach Geschlecht den Text „der“, „die“ oder „der/die“.

#u-platz1#
Wählt je nach Geschlecht des Betreuers den Text „zum“, „zur“ oder „zum/zur“

#u-platz2#
Wählt je nach Geschlecht den Text „Betreuer“, „Betreuerin“ oder „Betreuer(in)“

Insgesamt stehen Ihnen so viele verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die eine geschlechtspezifische Gestaltung von Texten in Verbindung mit dem Klienten erlauben. Weitere Platzhalter stehen zu diesem Zweck bei den Betreuerkontaktdaten zur Verfügung.

Alle diese Platzhalter unterstützen einen zusätzlichen Parameter, der die Verwendung der Platzhalter am Anfang eines Satzes ermöglicht. Der zusätzliche Parameter sorgt für einen groß geschriebenen Anfangsbuchstaben des sich aus der Umsetzung des Platzhalters ergebenen Textes.

#k-platz2(1)#
Wählt je nach Geschlecht den Text „Der“, „Die“ oder „Der/Die“ zur Benutzung an Satzanfängen.

#k-platz1(2)#
Gibt den Platzhalter immer komplett in Kleinbuchstaben aus: hier „klient“ „klientin“ oder „klient(in)“.

#k-platz1(3)#
Gibt den Platzhalter immer komplett in Großbuchstaben aus: hier „KLIENT“, „KLIENTIN“ oder „KLIENT(IN)“.

Zugriff auf die Kontenverwaltung

Für einige Briefe benötigen Sie unter Umständen Angaben über die Bankverbindung des Klienten. Zu diesem Zweck steht eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung, die sich immer genau auf ein Konto einer betreuten Person beziehen.

Damit BdB at work ermitteln kann, auf welches Konto Bezug genommen werden soll, muss das Konto des Klienten als Hauptkonto markiert werden. Dies erreichen Sie im Einrichtungsdialog der Kontenverwaltung auf dem zweiten Reiter.

Sobald ein Konto als Hauptkonto für die Dokumentverwaltung festgelegt ist, können Sie auf dieses Konto über Platzhalter Bezug nehmen. Neben der Bankverbindung kann auch auf den Kontostand Bezug genommen werden. Sind bei einem Klienten keine Konten eingerichtet, oder haben Sie keines seiner Konten als Hauptkonto markiert, so werden alle Platzhalter, die für den Zugriff auf die Kontenverwaltung dienen, aufgelöst und geben keinerlei Text zurück.

#k-kontoname#
Ermittelt die von Ihnen eingegebene freie Bezeichnung des Hauptkontos. Diesen Text können Sie im Einrichtungsdialog eines Kontos im Feld „Bezeichnung“ eintragen.

#k-kontoblz#
Ermittelt die Bankleitzahl des Hauptkontos

#k-kontostand#
Ermittelt den aktuellen Kontostand des Hauptkontos. Bitte beachten Sie, dass der Kontostand nur dann korrekt ausgegeben wird, wenn Sie alle Buchungen auf den Konten tagesaktuell eingegeben haben.

#k-sumkonten#
Ermittelt den aktuellen Gesamtsaldo aller für einen Klienten eingerichteten Konten. Auch hier muss natürlich eine möglichst tagesaktuelle Kontenführung gewährleistet sein.

Hauptkonto für die Dokumentverwaltung
Zweite eigene Dokumentvorlage – Erstellen von Tabellen

BdB at work stellt eine Reihe von Platzhaltern für das Füllen von Tabellen mit der integrierten Textverarbeitung zur Verfügung. Die zu diesem Zweck geschaffenen Platzhalter können bereits bestehende Tabellen Spaltenweise befüllen.

Für jede Spalte kann bei solchen Platzhaltern angegeben werden, welcher Wert in dieser Spalte eingesetzt werden soll. Die Tabelle wächst beim Befüllen automatisch mit der Anzahl der Werte, die durch den Platzhalter ermittelt werden.

Um die Verwendung der Platzhalter zur Erstellung von Tabellen zu veranschaulichen soll hier eine neue Dokumentvorlage geschaffen werden, in der die im Steuerungskreislauf des aktuellen Falles hinterlegten Ziele und Maßnahmen der Betreuungsplanung eingesetzt werden. Das Verfahren ist ähnlich wie bei der ersten erstellten Dokumentvorlage in diesem Artikel.

Schritt 1

Öffnen Sie die Dokumentvorlage „Allgemein (Leerbrief)“ über das Kontextmenü in der Liste der Dokumentvorlagen. Dadurch wird die bereits bestehende Dokumentvorlage in der Textverarbeitung geöffnet und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Nehmen Sie jetzt bitte noch keine Änderungen am Dokument vor, da dies die gerade geöffnete Vorlage ändern würde, die Sie für zukünftige Briefe noch benötigen.

Schritt 2

Speichern Sie die gerade geöffnete Dokumentvorlage mit einem neuen Dateinamen. Dazu wählen Sie in der Textverarbeitung den Befehl „Speichern unter…“ aus dem Dateimenü. Tragen Sie einen neuen Dateinamen ein und achten Sie darauf, dass dieser Dateiname im aktuellen Ordner noch nicht besteht. In diesem Beispiel nennen wir die Dokumentvorlage „Betreuungsplanung“.

Schritt 3

Nach dem Speichern der Vorlage kann diese Kopie des Leerbriefes unmittelbar verändert werden. Markieren und löschen Sie den kompletten Text, der aus dem Leerbrief übernommen wurde. In den folgenden Schritten werden wir alle notwendigen Texte und Platzhalter wieder in die neue Vorlage einfügen. Die dazu notwendigen Platzhalter wurden bereits auf den vorangegangenen Seiten beschrieben.

Schritt 4

Jetzt werden wir alle Inhalte für diese neue Dokumentvorlage neu erstellen. Diese Dokumentvorlage soll ausnahmsweise nicht mit dem normalen Briefkopf erstellt werden, da sie nicht zum Versand mit der Post gedacht ist. Aus diesem Grund wird der Platzhalter #vorlage# nicht benötigt.

Betreuungsplanung für Hans Mustermann

Da die Vorlage später mit verschiedenen Klienten genutzt werden soll, dürfen auch hier keine persönlichen Daten direkt in der Vorlage verwendet werden. In der Zeile muss der Name des Klienten mit Hilfe von Platzhaltern eingefügt werden. Damit dies wie gewünscht funktioniert, schreiben Sie in der ersten Zeile der leeren Dokumentvorlage folgenden Text:

Betreuungsplanung für #k-name1# #k-name2#

Nach einem kleinen Abstand erstellen Sie dann eine zunächst leere Tabelle mit 4 Spalten und 2 Zeilen.

Der Platzhalter für die Ziele aus dem Bereich Planung des Steuerungskreislaufes lautet #T-ZIEL()# und stellt über einen Parameter 10 Spalten zur Verfügung die Zugriff auf die folgenden Daten ermöglichen:

#T-ZIEL(1)# Kategorie als klarschriftlicher Text wie im Dialog ausgewählt.
#T-ZIEL(2)# Ziele
#T-ZIEL(3)# Zielbeschreibung
#T-ZIEL(4)# Indikatoren
#T-ZIEL(5)# Prüfzeitpunkt
#T-ZIEL(6)# Abstimmung mit Klient,  „Ja“ oder „Nein“
#T-ZIEL(7)# Probleme aus dem Monitoring
#T-ZIEL(8)# Steuerungsmöglichkeiten aus dem Monitoring
#T-ZIEL(9)# Erreichungsgrad aus der Evaluation
#T-ZIEL(10)# Wiedervorlage eingetragen,  „Ja“ oder „Nein“

Einfügen einer Tabelle in die neue Vorlage
Zieldialog

Die Platzhalter für die einzelnen Spalten der Tabelle müssen nicht in die oberste Zeile der Tabelle eingesetzt werden. Die Tabelle wird immer ab der Position des Platzhalters nach unten verlängert. Die oberste Zeile darf dabei mit festem Text oder anderen Platzhaltern belegt werden, um zum Beispiel Überschriften für die Spalten festzulegen.

In der Tabelle der Dokumentvorlage sollen die Spaltenplatzhalter 1 (Kategorie), 3 (Zielbeschreibung) und 5 (Prüfzeitpunkt) mit den entsprechenden Überschriften verwendet werden. Nach einigen Zeichenformatierungen könnte Ihre Dokumentvorlage wie folgt aussehen:

Dokumentvorlage mit Tabelle

Der Platzhalter für die Maßnahmen aus dem Bereich Planung des Steuerungskreislaufes lautet #T-MASS()# und stellt über einen Parameter 11 Spalten zur Verfügung, die Zugriff auf die folgenden Daten ermöglichen:

#T-MASS(1)# Kategorie
#T-MASS(2)# Status
#T-MASS(3)# Maßnahme
#T-MASS(4)# Wiederholung
#T-MASS(5)# Prüfzeitpunkt
#T-MASS(6)# Verantwortlich
#T-MASS(7)# Erbringer
#T-MASS(8)# Umfang
#T-MASS(9)# Kosten
#T-MASS(10)# Kostenträger
#T-MASS(11)# Wiedervorlage eingetragen, „Ja“ oder „Nein“

Maßnahmendialog

Unter der Tabelle der Ziele erzeugen Sie wie zuvor gezeigt eine weitere Tabelle bestehend aus 4 Spalten und 2 Zeilen, in der die Maßnahmen aus dem aktuellen Steuerungskreislauf eingesetzt werden sollen.

Jetzt sollte Ihr Dokument wie folgt aussehen:

Bearbeitete Dokumentvorlage
Schritt 5

Nachdem die neue Vorlage jetzt komplett erstellt ist, speichern Sie die Vorlage erneut und verlassen dann die interne Textverarbeitung. Die soeben gespeicherte Dokumentvorlage ist jetzt in der Dokumentverwaltung ebenso sichtbar, wie die mit BdB at work ausgelieferten Vorlagen.

Schritt 6

Jetzt testen Sie die Vorlage anhand eines realen Klienten. Markieren Sie die soeben erzeugte Vorlage, wählen Sie anschließend einen Kontakt aus und erstellen Sie den Brief.

Wenn das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, ist der Vorgang an dieser Stelle abgeschlossen und Sie verfügen über Ihre zweite eigene Dokumentvorlage. Falls Das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, müssen Sie die Vorlage korrigieren.

Falls dies notwendig ist, schließen Sie den Brief und öffnen die Dokumentvorlage über das Kontextmenü in der Liste der verfügbaren Dokumentvorlagen. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor, speichern die Vorlage erneut und testen Sie abermals, ob die Vorlage jetzt funktioniert.

Abschließend kann die Dokumentvorlage um weitere Texte und Platzhalter ergänzt oder Formatierungen an Schriftgröße und Ausrichtung vorgenommen werden, bis die Dokumentvorlage vollkommen Ihren Vorstellungen entspricht.

Testen der Dokumentvorlage
Allgemeine Hinweise zu Tabellenplatzhaltern

 

Verwenden unterschiedlicher Tabellenplatzhalter

Unterschiedliche Tabellenplatzhalter (also zum Beispiel die hier schon gezeigten #T-ZIEL()# und #T-MASS()# Platzhalter erzeugen in der Regel eine unterschiedliche Anzahl an Tabellenzeilen. Das Mischen der Platzhalter ergibt meist keinen Sinn.

Falls unterschiedliche Tabellenplatzhalter verwendet werden, richtet sich die Anzahl der Zeilen der Tabelle nach dem Platzhalter, der die meisten Datensätze erzeugt. Die restlichen Zellen der Tabelle bleiben leer.

Verwenden von normalen Platzhaltern in Tabellen

Wenn Sie in einer Tabelle, in der Tabellenplatzhalter verwendet werden, zusätzliche normale Platzhalter wie zum Beispiel #k-name2# für den Nachnamen des Klienten verwenden, so wird der Name des Klienten in allen Zellen dieser Spalte ausgegeben.

Position der Tabellenplatzhalter

Alle Tabellenplatzhalter sollten, wie oben im Beispiel gezeigt, in der gleichen Zeile der Tabelle eingesetzt werden. Da die Tabelle immer ab der Stelle des Tabellenplatzhalters nach unten um die einzusetzenden Werte erweitert wird, würden sich sonst Verschiebungen ergeben, die sich im Ergebnis nicht mehr nachvollziehen lassen.

Überschriften in Tabellen

Tabellenplatzhalter müssen nicht wie im Beispiel gezeigt in der zweiten Zeile einer Tabelle verwendet werden. Sie dürfen durchaus zwei oder mehrere Zeilen zu Beginn der Tabelle für Kopfzeilenverwenden.

Fußzeilen in Tabellen

Tabellen, die Tabellenplatzhalter enthalten, dürfen nach der Zeile in der die Tabellenplatzhalter verwendet werden, weitere Zeilen enthalten. Beim Einsetzen von Werten bleiben solche Zeilen erhalten und bleiben im Ergebnis am Ende der Tabelle.

Gemischte Tabellen

Sie können Tabellenplatzhalter unterschiedlicher Art in der gleichen Tabelle verwenden, solange Sie Tabellenplatzhalter der gleichen Art immer nur in der gleichen Tabellenzeile einsetzen. In einer neuen Zeile dürfen andere Tabellenplatzhalter verwendet werden, ohne dass das Ergebnis leidet.

Obwohl in der Dokumentvorlage tatsächlich nur eine einzelne Tabelle definiert wurde, wird durch die gleichzeitige Verwendung unterschiedlicher Tabellenplatzhalter im Ergebnis eine Gesamttabelle erstellt, die zwei getrennte Tabellen enthält.

Gemischte Tabelle
Bedingte Textausgabe

Mit der bedingten Textausgabe ist es möglich, bestimmte Textstellen nur dann in das Dokument einfügen zu lassen, wenn eine vorgegebene Bedingung zutrifft.

Eine bedingte Textausgabe benötigt grundsätzlich zwei korrespondierende Platzhalter. Zwischen diesen beiden Platzhaltern wird in der Vorlage der Text aufgeführt, der nur dann ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung zutrifft.

#ifset(bedingung)#

Zu Beginn der bedingten Ausgabe verwenden Sie den Platzhalter IFSET, der den Beginn des bedingten Textblocks und die Bedingung für dessen Aufnahme in das erstellte Dokument enthält.

Als Bedingung kann jeder andere Platzhalter verwendet werden. Der Text, der in der Vorlage zwischen IFSET und ENDIF steht, wird nur dann in das erstellte Dokument aufgenommen, wenn der als Bedingung angegebene Platzhalter einen Wert zurückgibt. Innerhalb des bedingten Textblockes sind weitere Platzhalter zulässig, die bei der Texterstellung erst dann ausgewertet werden, wenn feststeht, dass der bedingte Textblock in das Dokument aufgenommen werden soll.

Der bedingte Textblock wird nicht aufgenommen, wenn der als Bedingung angegebene Platzhalter keinen Text zurück gibt. Aus diesem Grund geben einige Platzhalter einen leeren Text zurück, wenn zum Beispiel eine Option nicht gewählt ist oder eine Auswahl nicht getroffen wurde.

#endif#

Die bedingte Textausgabe wird immer mit dem Platzhalter ENDIF abgeschlossen. An dieser Stelle endet der variable Textblock.

#ifnotset(bedingung)#

Wird ebenso wie der Platzhalter IFSET eingesetzt. Der Unterschied liegt in der logischen Verneinung. Hier wird der zwischen IFNOTSET und ENDIF angegebene bedingte Textblock genau dann in das Dokument aufgenommen, wenn die Bedingung NICHT zutrifft.

Beispiele für bedingte Textausgaben

#ifset(chk-ausweis-rp-nr)#Der Klient besitzt einen Reisepass mit der Nummer #chk-ausweis-rp-nr#.#endif#

Mit einer Kombination beider Platzhalter können Sie für das Ersetzen alternativer Texte sorgen.

#k-platz2# #k-platz1# besitzt #ifset(chk-ausweis-rp-nr)# einen Reisepass mit der Nummer #chk-ausweis-rp-nr##endif##ifnotset(chk-ausweis-rp-nr)#keinen Reisepass#endif#.

In diesem Beispiel wird immer ein Text in das Dokument aufgenommen. Je nach Fall ergibt sich so zum Beispiel „Der Klient besitzt einen Reisepass mit der Nummer 12345.“ oder „Der Klient besitzt keinen Reisepass.“

#ifset(#chk-ausweis-rp-nr#)#

Bei der Auswertung der Platzhalter während der Erstellung des Textes würde BdB at work versuchen den Platzhalter #ifset(# und den Platzhalter #)# auszuwerten. Beide Platzhalter sind jedoch nicht vorgesehen und führen so dazu, dass eine Auswertung nicht stattfinden kann.

Zu jedem Platzhalter IFSET oder IFNOTSET gehört genau ein Platzhalter ENDIF. Eine nicht paarweise Verwendung der Platzhalter führt zu einer nicht korrekten Erstellung des Dokumentes.

Dokumentautomation

Sicher ist Ihnen aufgefallen, dass die Länge der Platzhalter nur in den seltensten Fällen mit der Länge des Textes übereinstimmt, der durch den Platzhalter in das erstellte Dokument eingesetzt wird.

Aus diesem Grund ist es recht schwierig vor der Erstellung des Textes abzuschätzen, an welcher Stelle in der Dokumentvorlage ein Zeilenende oder das Seitenende erreicht wird.

Damit der Textfluss im erstellten Dokument auch bei variablen Texten erhalten bleibt, sollten Sie – wann immer möglich – auf manuelle Absatzwechsel oder Seitenwechsel verzichten. Damit Sie solche Formatierungen auch abhängig von dem durch die Platzhalter erzeugten Text verwenden können, gibt es diesem Zweck entsprechende Platzhalter.

#absatz#

Erzeugt an der Stelle des Platzhalters einen Absatzwechsel. Der in das Dokument eingefügte Text endet an dieser Stelle. Alle folgenden Texte beginnen am Anfang einer neuen Zeile.

Dieser Platzhalter kann ohne Einschränkung der Funktion auch in einer bedingten Ausgabe mit IFSET und ENDIF erfolgen.

#seitenwechsel#

Erzeugt an der Stelle des Platzhalters einen Seitenwechsel. Der in das Dokument eingefügte Text endet an dieser Stelle. Alle folgenden Texte beginnen dann auf einer neuen Seite. Auch dieser Platzhalter kann ohne Einschränkung der Funktion auch in einer bedingten Ausgabe erfolgen.

Briefkopf

Bisher haben wir uns nur mit der Erstellung einfacher Dokumentvorlagen befasst. Die beiden Beispiele erzeugten einen Brief, der bisher keine Absenderabgaben und auch keinen Adressaten enthält.

Damit diese Angaben nicht in jede Dokumentvorlage aufgenommen werden müssen, findet eine Trennung zwischen Briefkopf und Dokumentvorlage statt. Das bedeutet, dass es in BdB at work einen gemeinsamen Briefkopf für alle Dokumentvorlagen gibt.

Die Verwendung eines Briefkopfes für eine bestimmte Dokumentvorlage ist Ihnen freigestellt. Es dürfen also Dokumentvorlagen erstellt werden, die ohne einen Briefkopf Verwendung finden sollen.

Auch Briefköpfe sind Vorlagen

Grundsätzlich funktionieren Briefköpfe ebenso wie die Dokumentvorlagen. Innerhalb eines Briefkopfes können Platzhalter und bedingte Textausgabe genutzt werden.

Verschiedene Briefköpfe

Um die Flexibilität zu erhöhen wird in BdB at work die Einbindung unterschiedlicher Briefköpfe für verschiedene Zwecke unterstützt. Bei der Installation werden bereits verschiedene Briefköpfe vorgegeben.

KOPF.RTF

Diese Datei enthält einen allgemeingültigen Briefkopf, der grundsätzlich bei jedem ausgehenden Schriftverkehr genutzt werden kann. Bis auf wenige Ausnahmen verwenden alle Dokumentvorlagen, die mit BdB at work geliefert werden, automatisch diesen Briefkopf.

Standard-Briefkopf im Auslieferungszustand von BdB at work
KOPFKURZ.RTF

Die Kopfdatei besteht ausschließlich aus einem kleinen Titelbereich, in dem der Name des Betreuungsbüros oder der Name des Betreuungsvereins ausgegeben wird. Das Einfügen eines Adressaten ist in diesem Kopf nicht vorgesehen.

FAX.RTF

Dies ist eine spezielle Vorlage, die zur Verwendung als Deckblatt zum Versand per FAX genutzt werden kann. Dieser Kopf wird genutzt, wenn Sie die Dokumentvorlage mit dem Namen „Allgemein (Telefax)“ verwenden.

Standard Kopfvorlage für FAX
PRIVAT.RTF

Dieser Kopf verwendet in der Titelzeile abweichend von den sonstigen Briefköpfen nicht die Daten des Betreuungsbüros oder Betreuungsvereins sondern die Daten des Benutzers.

RECHKOPF.RTF

Diese Kopfvorlage ist eine Abwandlung des normalen Briefkopfes, der für die Erstellung von Vergütungsanträgen genutzt wird. Zusätzlich zu den Angaben, die in KOPF verwendet werden, ist hier die Angabe Ihrer Steuernummer vorgesehen.

Dieser Briefkopf enthält spezielle Platzhalter, die ausschließlich während der Erstellung von Rechnungen und Vergütungen zur Verfügung stehen. In normalen Dokumentvorlagen, die Sie mit der Dokumentverwaltung in den Falldaten oder mit der Büroverwaltung benutzen, darf der Rechnungs- Briefkopf nicht verwendet werden.

Standard-Kopfvorlage für Vergütungsabrechnungen
Briefköpfe verwenden

Die Verwendung der Briefköpfe in der Dokumentvorlage erfolgt durch die Einbindung eines dazu geschaffenen Platzhalters in die betreffende Dokumentvorlage. Der in die Dokumentvorlage einzusetzende Platzhalter dient zum Auswählen eines vorgegebenen oder selbst erstellten Briefkopfes. Innerhalb des Platzhalters kann bereits ein bestimmter Briefkopf vorgegeben werden. Falls dies gewünscht wird, ist der Dateiname des zu verwendenden Briefkopfes als Parameter im Platzhalter anzugeben.

#vorlage#

Bestimmt, dass ein Briefkopf verwendet werden soll. Welcher Briefkopf verwendet werden soll, ist nicht bestimmt. Daher wird während der Erstellung des Briefes abgefragt, welchen Briefkopf Sie in diesem Einzelfall verwenden wollen.

Das bedeutet jedoch auch bei jedem Erstellen eines Briefes einen zusätzlichen Arbeitsschritt zur Auswahl des gewünschten Briefkopfes. Sie sollten daher überlegen, ob Sie nicht lieber zwei verschiedene Dokumentvorlagen erstellen, bei denen der jeweils zu nutzende Briefkopf bereits im Platzhalter vorgegeben ist.

#vorlage:kopf#

Bestimmt, dass der Briefkopf mit dem Dateinamen „KOPF.RTF“ als Briefkopf verwendet werden soll. Bitte beachten Sie, dass die Dateiendung „.RTF“ nicht im Parameter des Platzhalters angegeben werden darf.

Falls der angegebene Briefkopf nicht vorhanden ist, erhalten Sie bei der Erstellung des Dokumentes eine entsprechende Fehlermeldung. Bitte überprüfen Sie, ob der Dateiname korrekt geschrieben ist.

Kopfvorlagen bearbeiten

Die Kopfvorlagen sind in einem speziellen Verzeichnis unterhalb der Dokumentvorlagen gespeichert. Der Inhalt dieses Ordners wird im Bereich „Kopfvorlagen“ in der Büroverwaltung angezeigt. Bei der Auswahl einer der dort gelisteten Vorlagen wird eine Vorschau angezeigt, die Ihnen einen schnellen Überblick über die vorhandenen Vorlagen ermöglicht.

In der Büroverwaltung können auch die Kopfvorlagen bearbeitet werden, die Sie für die Dokumenterstellung in der Fallverwaltung verwenden.

Zum Bearbeiten einer Kopfvorlage wählen Sie den Eintrag „Bearbeiten“ im Kontextmenü der Liste. Dadurch wird die gewünschte Kopfvorlage mit der internen Textverarbeitung geöffnet und steht dort zur Bearbeitung bereit.

Bitte beachten Sie, dass die Änderung eines vorgegebenen Briefkopfes Auswirkung auf alle in Zukunft erstellten Briefe hat. Eine unbedachte Änderung kann also dazu führen, dass Ihre Dokumentvorlagen, die mit dem von Ihnen bearbeiteten Briefkopf arbeiten, nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren.

Kopfvorlagen in der Büroverwaltung bearbeiten
Weitere Platzhalter

Zur automatisierten Erstellung von Briefen unter Verwendung eines Briefkopfes benötigen Sie noch eine Reihe weiterer Platzhalter, die es Ihnen ermöglichen, den Namen des Betreuungsbüros, des Ansprechpartners und des Adressaten automatisch in einen Brief einzusetzen.

Firmenstammdaten

Die Firmenstammdaten wurden bei der Einrichtung von BdB at work automatisch abgefragt und in der Büroverwaltung hinterlegt. Ein Satz von Platzhaltern gestattet daher die Verwendung dieser Grundeinstellungen in eigenen Briefen.

#f-name1#
Dient zur Ausgabe der Firmenbezeichnung – Name des Bereuungsbüros oder Vereins –  im Briefkopf. Die Verwendung des Platzhalters hat den Vorteil, dass Sie die Einstellung in der Software vornehmen können und zur Anpassung keine Vorlage bearbeiten müssen.

#f-stnr#
Dient zum Einsetzen Ihrer Steuernummer in ein Dokument. Die Steuernummer kann ebenfalls in der Büroverwaltung gemeinsam für alle Dokumentvorlagen und Briefköpfe verändert werden.

Adressat / Ansprechpartner / Beziehung

Briefe können in BdB at work wahlweise an Kontakte, Amtsgerichte oder Klienten adressiert werden. Je nach Adressat werden die Platzhalter dieser Gruppe jeweils mit den korrekten Daten gefüllt, so dass Sie bei der Erstellung der Vorlagen in diesem Bereich keine Unterscheidung treffen müssen.

#a-name1#
Dient zur Ausgabe des Namens eines Adressaten. Je nach dem, ob der Brief an einen Kontakt, ein Amtsgericht oder an den Klienten gesendet werden soll, wird der entsprechende Name durch den Platzhalter ermittelt.

#a-ort#
Wohnort des Ansprechpartners / Kontaktes

#p-name#
Nachname des Ansprechpartners

#b-aktenz#
Das in der Beziehung des Klienten zum Kontakt hinterlegte Aktenzeichen. Durch die Verwendung dieses Platzhalters können Sie direkten Bezug auf die in der Beziehung hinterlegten Daten nehmen.

Besondere Gestaltungsmöglichkeiten

Bei der Verwendung der Dokumentvorlagen müssen Sie nur auf die wenigsten Gestaltungsmöglichkeiten verzichten. Trotzdem gibt es einiges zu beachten, damit die Briefe gemäß Ihren Vorstellungen erzeugt werden.

Seitenformatierung

Textverarbeitungsprogramme gestatten die Definition der Seitengröße, Seitenränder und Abstände des Textes zum Seitenrand. Diese Einstellungen müssen grundsätzlich in der Kopfvorlage vorgenommen werden. Seiteneinstellungen, die Sie in der Dokumentvorlage vornehmen, werden bei der Erstellung des Dokuments durch die Einstellungen der Kopfdatei überschrieben und werden so wirkungslos. Diese Einstellungen in der Dokumentvorlage bleiben nur dann erhalten, wenn diese Dokumentvorlage keinen Briefkopf verwendet (also der Platzhalter #vorlage# in der Dokumentvorlage nicht verwendet wird).

Kopf und Fußzeilen verwenden

Textverarbeitungsprogramme gestatten die Einrichtung einer Kopf- und Fußzeile über eine spezielle Funktion im Textverarbeitungsprogramm. Grundsätzlich kann dies auch in Verbindung mit BdB at work genutzt werden.

Tabellen

Sie können Platzhalter auch innerhalb von Tabellen einsetzen, solange dieser Einsatz auf einfache Platzhalter begrenzt bleibt. Innerhalb von Tabellen sind keine Platzhalter zulässig, die ihrerseits ebenfalls eine Tabelle erzeugen. Innerhalb von Tabellen sollte der Platzhalter #seitenwechsel# nicht verwendet werden.

Textfelder

Innerhalb der Dokumentvorlagen können auch Textfelder verwendet werden. Platzhalter die innerhalb von Textfeldern geschrieben werden, werden korrekt umgesetzt – auch wenn die Textfelder gedreht werden. Innerhalb von Textfeldern können Sie keine Platzhalter verwenden, die eine Tabelle erzeugen. Ferner sind die Platzhalter #absatz# und #seitenwechsel# ohne Funktion.

Grafiken einbinden

Innerhalb der Dokumentvorlagen können Grafiken verwendet werden. So ist es Ihnen zum Beispiel möglich, Ihr Firmenlogo oder das Logo des BdB Qualitätsregisters in Ihren Briefen zu nutzen. Grafiken können Sie in die geladene Kopfvorlage einsetzen

über die Windows-Zwischenablage
Falls Sie zuvor zum Beispiel mit einem Grafikprogramm oder einer anderen Textverarbeitung eine Grafikdatei in die Zwischenablage übernommen haben, kann diese ,nachdem die Kopfvorlage in der integrierten Textverarbeitung geöffnet wurde, unmittelbar wieder eingesetzt werden.

mit der Grafikauswahl der internen Textverarbeitung
Die interne Textverarbeitung gestattet das Auswählen einer auf Ihrer Festplatte gespeicherten Grafik-Datei über einen Dialog. Setzen Sie zunächst den Cursor an die Stelle des Textes, an der die Grafik eingesetzt werden soll und wählen Sie dann die Grafikdatei aus.

In ein Dokument eingebettete Grafiken können mit der Maus verschoben und Positioniert werden. Verwenden Sie dazu auch die Funktion Textfluss der integrierten Textverarbeitung. Die Grafik wird sonst wie ein einzelner Buchstabe behandelt und könnte sich beim Schreiben oder bei der Ersetzung der Platzhalter in der Position verschieben.

Kopfvorlage mit eingebetteter Grafik

Grafikdateien können je nach Art und Größe der Grafik einen sehr hohen Speicherbedarf erfordern. Bei der Verwendung von Grafikdateien in den Kopfvorlagen müssen Sie bedenken, dass dieser Speicherbedarf zusätzlich auch für jedes Dokument entsteht, welches Sie unter Verwendung einer Dokumentvorlage mit dieser Kopfvorlage erstellen. Sie sollten also in jedem Fall den Speicherbedarf einer Grafikdatei minimieren, bevor Sie diese in eine Kopfvorlage einsetzen.

Vermeiden Sie hohe Bildauflösungen
Eine Auflösung von 150 dpi (dots per inch) bis 200 dpi ist vollkommen ausreichend, um auch im Ausdruck des Dokumentes eine gute bis sehr gute Darstellung der Grafik zu erreichen.

Verwenden Sie komprimierte Bildformate
Am besten geeignet für die Verwendung innerhalb von Kopfvorlagen sind die Dateiformate .JPG oder .PNG, da die Bilddaten ohne hohen Qualitätsverlust sehr stark komprimiert gespeichert werden. Die Bildformate .BMP oder .TIFF eignen sich nicht für die Verwendung in Kopfvorlagen.

Häufig gemachte Fehler

In diesem Abschnitt gehen wir auf einige der am häufigsten gemachten Fehler beim Einsatz der Dokumentverwaltung und bei der Nutzung der Platzhalter ein.

Eine Vorlage wird nicht zur Auswahl angeboten

Möglicherweise haben Sie die Vorlage nicht im RTF-Fomat gespeichert. Die Dokumentverwaltung kann ausschließlich Vorlagen in diesem Format verarbeiten.

Möglicherweise wurde die Dokumentvorlage nicht im richtigen Ordner abgelegt. In diesem Fall kann die Dokumentverwaltung nicht auf die gespeicherte Datei zugreifen.

Die Angaben beziehen sich jeweils auf den bei der Installation der Software angegebenen Ordner zur Ablage der Dokumentvorlagen. Wenn Sie bei der Einrichtung keine besonderen Angaben für den Speicherort vorgenommen haben, werden die Vorlagen in den nachfolgend angegebenen Ordnern abgelegt. Den tatsächlich verwendeten Speicherort können Sie leicht über den Aufruf der Systeminformationen ermitteln.

C:\AT WORK\VORLAGEN\BRIEFE für Korrespondenz in der Fallverwaltung

C:\AT WORK\VORLAGEN\BÜRO für Korrespondenz in der Büroverwaltung

Ein Platzhalter wird nicht in Text umgewandelt

In BdB at work steht eine große Menge an Platzhaltern für die Nutzung zur Verfügung. Alle Platzhalter verlangen eine eindeutige, vorgegebene Schreibweise. Eine auch nur geringfügig von der Definition abweichende Schreibweise macht einen Platzhalter ungültig. Die Festlegung eigener Platzhalter ist nicht möglich.

Der Platzhalter, den Sie verwenden, ist nicht verfügbar. Bitte prüfen Sie die Anwendbarkeit des Platzhalters anhand der Gesamtliste der Platzhalter. Ist ein Platzhalter nicht in der Tabelle gelistet, so kann dieser nicht verwendet werden.

Der Platzhalter ist möglicherweise nicht korrekt geschrieben. Bitte überprüfen Sie die Schreibweise zwischen den „#“ Zeichen anhand der Gesamtliste der Platzhalter.

Innerhalb des Platzhalters – also zwischen den beiden „#“ Zeichen, die den Platzhalter begrenzen, wurden Leerzeichen oder Absatzmarkierungen eingefügt. Bitte überprüfen Sie, ob dies bei dem Platzhalter der nicht umgesetzt wird, der Fall ist.

Im Abschnitt über die besonderen Gestaltungsmöglichkeiten wurden einige Platzhalter aufgeführt, die unter bestimmten Bedingungen nicht verwendet werden dürfen. Kontrollieren Sie auch diese Einschränkungen.

Mehrere Platzhalter werden nicht in Text verwandelt

Wenn eine größere Menge der von Ihnen verwendeten Platzhalter bei der Erstellung eines Briefes nicht in Text umgewandelt wird, kann auch dies mehrere Ursachen haben.

Mehrere der verwendeten Platzhalter sind fehlerhaft geschrieben oder existieren nicht. Siehe dazu auch die bereits beschriebenen Lösungen.

Falls ab einer bestimmten Stelle im Text keine Platzhalter mehr ausgewertet werden, liegt dies in der Regel an einer unausgeglichenen Verwendung der IFSET und ENDIF Zu jedem IFSET oder IFNOTSET muss genau ein ENDIF Platzhalter in der Dokumentvorlage Verwendung finden. Überprüfen Sie, ob zu jedem verwendeten IFSET genau ein ENDIF im Dokument verwendet wird.

Das Problem kann in diesem Fall auch durch den Briefkopf verursacht werden. Ein Indiz für einen Fehler im Briefkopf ist, dass schon Platzhalter, die im Bereich des Briefkopfes liegen oder unmittelbar auf den Briefkopf folgen, nicht korrekt umgesetzt werden.

Der Briefkopf wird nicht in das Dokument eingefügt

Wird in einer Dokumentvorlage der Platzhalter #vorlage# oder #vorlage:kopf# verwendet, so soll der Brief mit einem Briefkopf versehen werden.

Falls der angegebene Dateiname – also der Name der Kopfvorlage – nicht gefunden werden kann, so erscheint eine Fehlermeldung, die angibt, dass die Kopfdatei nicht existiert. Prüfen Sie zunächst bitte, ob die Vorlage vorhanden ist.

Wenn der Platzhalter #vorlage# im erstellten Brief sichtbar bleibt, liegt wahrscheinlich ein Schreibfehler im Bereich des Platzhalters vor, oder Sie haben ein Leerzeichen innerhalb des Platzhalters oder des Namens der darin verwendeten Vorlagendatei verwendet.

In einigen Fällen fügen Textverarbeitungsprogramme unsichtbare Sonderzeichen in den Text ein, die verhindern, dass der Platzhalter korrekt ausgewertet werden kann. Entfernen Sie den Platzhalter und schreiben Sie den Platzhalter erneut in den Text. Dadurch werden auch die unsichtbaren Steuerzeichen entfernt.

Der Serienbrief wird nicht korrekt erstellt

Bei der Erstellung eines Serienbriefes oder eines einzelnen Briefes an mehrere Kontakte, wird der Brief korrekt für den ersten Adressaten erstellt, die weiteren Kopien an die weiteren Adressaten werden jedoch nicht erzeugt.

In der Kopfdatei wird die Microsoft Word-Funktion zum Einsetzen von Kopf- und / oder Fußzeilen verwendet. Entfernen Sie die Kopf- und Fußzeilendefinition und schreiben Sie den dafür vorgesehenen Text direkt in das Dokument.

Briefe werden sehr langsam erstellt

Grundsätzlich ist die Erstellungsdauer für einen Brief oder Serienbrief von mehreren Faktoren abhängig. Die Erstellungsdauer hängt vom Umfang der Dokumentvorlage, von der Anzahl der Adressaten und von der Anzahl der verwendeten Platzhalter ab.

Auf viele dieser Faktoren haben Sie keinen großen Einfluss. Die Anzahl der verwendeten Platzhalter, sowie die Anzahl der Adressaten bei einem Serienbrief, lassen sich nun mal nicht ohne Einschränkung in der Funktion reduzieren. Meist sind dies aber auch nicht die Gründe für eine langsame Verarbeitung der Dokumentvorlage.

Die Dateigröße der Dokumentvorlage beeinflusst die Verarbeitungszeit – insbesondere bei Serienbriefen – stark. Es müssen also Vorkehrungen getroffen werden, die Dateigröße zu reduzieren.

Vermeiden Sie die unnötige Verwendung von Tabellen und anderen Formatierungen. Besonders die Verwendung von Tabellen verlängert die Dateigröße teilweise erheblich.

Beachten Sie die Hinweise, die zur Verwendung von Grafiken in Kopfvorlage und Dokumentvorlagen gegeben wurden.

veröffentlicht am 18.März 2015