Der Zentrale Posteingang

Dreh- und Angelpunkt aller eingehende Dokumente

Der Zentrale Posteingang dient Ihnen als Organisationswerkzeug und Eingangspostfach zugleich.

In ihm scannen Sie mit Hilfe der integrierten TWAIN-Scanfunktion eingehende Briefe und hinterlegen, sortieren und sichten alle Arten von eingehenden Dokumenten. Aus den gescannten Seiten Ihrer Post erstellen Sie mit einem simplen Drag-und-Drop automatisch durchsuchbare PDF Dateien, die Sie dann zusätzlich mit weiteren Informationen ergänzen können. Hierzu können Sie auch Wiedervorlagen und Aktennotizen anlegen die dieser PDF dann zugeordnet sind.

Der Zentrale Posteingang teilt sich in drei Teilbereiche auf:

Dreiteilung des Zentralen Posteingangs
A – Scannen

Im Bereich Scannen des Zentralen Posteingangs haben Sie Zugriff auf angeschlossene Scanner. Damit diese von BdB at work genutzt werden können, müssen diese TWAIN oder WIA kompatibel sein. Herstellerspezifische Schnittstellen wie z.B. die der Fujitsu ScanSnap Reihe werden nicht unterstützt.

Gescannte Seiten werden im linken Teil des Scan-Bereiches als Seitenvorschau angezeigt. Sie können hier eine beliebige Seite auswählen, um die Seite rechts in der größeren Vorschau anzeigen zu lassen. Sie können mit einem Scan oder mit mehreren Scan-Vorgängen Ihren Stapel an gescannten Seiten vervollständigen.

Um aus gescannten Seiten nun dauerhafte PDF-Dateien zu erstellen, wählen Sie einfach aus Ihrer Seitenliste diejenigen Seiten aus die Sie zu einer PDF zusammengefasst haben möchten. Sie können so eine oder auch mehrere Seiten auswählen und ziehen diese dann per Drag-und-Drop in den Bereich B oder C des Zentralen Posteingangs.

Je nach gewähltem Zielbereich wird dann die PDF entweder im gemeinsamen Posteingang aller Klienten bzw. des Büros erstellt (Bereich B) oder aber direkt im Sortiereingang des Klienten auf dem Sie die Seiten abgelegt haben (Bereich C).

Scan-Bereich des Zentralen Posteingang
B – Gemeinsamer Posteingang

Der Inhalt des gemeinsamen Posteingang ist noch keinem spezifischen Klienten zugeordnet. Dokumente können hier gesichtet, in Unterordnern für die Weiterverarbeitung (z.B. durch andere Mitarbeiter) organisiert und auch weitere Dateien (z.B. per Drag-and-Drop aus dem Windows Explorer oder auch Microsoft Outlook) hinzugefügt werden.

Das Besondere: Den in BdB at work erstellten PDF Dokumenten können Sie jederzeit mit der neuen integrierten PDF-Vorschau weitere Informationen, quasi als virtuelle Haftnotiz, hinzufügen. Hierzu stehen Ihnen die bekannten Werkzeuge für Wiedervorlagen und Aktennotizen zur Verfügung. Die so hinzugefügten Wiedervorlagen und Notizen sind mit dem Dokument verbunden und Sie können die Datei ohne Probleme umherkopieren, in Unterordner sortieren oder auch in die Ablage eines Klienten (Bereich C) verschieben. Die verbundenen Notizen und Wiedervorlagen sind stets erreichbar und werden wie gewohnt auch in den bekannten Bereichen von BdB at work angezeigt.

Gescannte Seiten zu PDF überführen
C – Klienten Ablage

Im linken Bereich des Zentralen Posteingangs haben Sie direkten Zugriff auf die Ablagen Ihrer Klienten. Wenn Sie Dokumente auf einen Klienten in dieser Liste per Drag-and-Drop ablegen, werden das Dokument oder die Dokumente (falls Sie mehrere auf einmal ausgewählt haben) in die Ablage des angezielten Klienten gelegt. Wie beim Verschieben bzw. Kopieren von Dateien mit dem Windows Explorer signalisiert Ihnen Ihr Mauszeiger, ob Sie die Datei kopieren oder verschieben. Ein kleines Plus am Mauszeiger sagt Ihnen, dass Sie kopieren. Fehlt dieses Plus, wird die Datei bzw. die Dateien verschoben.

Standardmäßig werden die derart bewegten Dateien beim angewählten Klienten in die Sortierablage gelegt. Sie können sich aber in den Programmeinstellungen auch für einen anderen Ordner entscheiden der dann standardmäßig genutzt wird.

Als Hilfe zum besseren Finden eines Klienten nutzen Sie die über der Klientenliste vorhandene Filterzeile. Diese bietet Ihnen nicht nur Zugriff auf Vor- und Nachnamen des Klienten, sondern auch auf alle Teile der Adresse.

Gescannte Seiten zu PDF direkt beim Klienten überführen
Erstellen von PDF – Dateien

Wenn Sie aus dem Scan-Bereich (Bereich A) eine oder mehrere Seiten in die Ablage des Posteingangs (Bereich B) oder auf einen Klienten (Bereich C) ziehen und dort fallen lassen (Drag-and-Drop), öffnet sich automatisch das Fenster zum Erstellen einer PDF in dem Sie dann weitere MetaDaten der PDF wie Titel, Autor, Betreff und zusätzliche Keywords hinterlegen können.

Zusätzlich können Sie hier bereits Aktennotizen und Wiedervorlagen, z.B. als Bearbeitungshinweise für einen Kollegen, anlegen und damit fest mit dieser PDF verbinden.

Zusätzlich bietet Ihnen die PDF-Erstellen-Funktion die Möglichkeit direkt einen Eingangsstempel (wahlweise mit Datum und mit Datum und Uhrzeit) virtuell einzustempeln.

Selbstverständlich kann ein so erstelltes PDF Dokument im PDF/A – Format, d.h. archivsicher, erstellt werden.

PDF erstellen
Sichten von PDF – Dateien

BdB at work bietet neben dem Erstellen von PDF Dateien auch die Möglichkeit der erweiterten Vorschau einer PDF Datei. Mit der neuen PDF Vorschau können Sie nicht nur alle in der PDF enthaltenen Seiten sichten sondern haben auch Zugriff auf die hinterlegten Metadaten der PDF. So können Sie auch direkt auf die verbundenen Aktennotizen und Wiedervorlagen einer PDF Zugriff nehmen.

Falls Sie jedoch lieber weiterhin PDF Dateien, z.B. in Adobe Acrobat, öffnen möchten, können Sie die Nutzung einer externen PDF-Ansicht in den BdB at work Programmeinstellungen aktivieren.

PDF Vorschau mit Zugriff auf Aktennotizen und Wiedervorlagen

veröffentlicht am 15.Mai 2018