Briefköpfe & Firmenprofile

Nach Firmenprofile getrennte Briefköpfe bei Dokumentvorlagen nutzen

Mit der Möglichkeit getrennte Firmenprofile anzulegen können Nutzer dieser Profile in der Büroverwaltung auf vollständig getrennte Angaben zur Firma Zugriff nehmen. Besonders im Bereich der Vorlagenköpfe der Dokumentverwaltung können Sie auch auf komplett getrennte Briefköpfe zugreifen.

Hierzu können Sie am Speicherort der Vorlagenköpfe zusätzliche Ordner für jedes Firmenprofil anlegen. In einen solchen Firmenprofilordner können Sie nun Kopfvorlagen hinterlegen die automatisch innerhalb des jeweiligen Firmenprofils genutzt werden.

Weiterhin sind im gemeinsamen Hauptverzeichnis die Vorlagen verfügbar. Ist im speziellen Firmenprofil-Ordner des gerade aktiven Firmenprofil eine gleichnamige Kopfvorlage vorhanden, so wird diese genommen.

Ist dort keine Kopfvorlage mit dem gesuchten Namen vorhanden so wird die entsprechende gemeinsame Kopfvorlage genommen.

Die persönlichen Ordner für Kopfvorlagen von Firmenprofilen finden Sie in der Büroverwaltung auf dem gleichnamigen Reiter.

Kopfvorlagen organisieren und bearbeiten

In der Anzahl und Benennung Ihrer Kopfvorlagen sind Sie frei. Die Einbindung der persönlichen Kopfvorlagen geschieht dabei automatisch. Sie müssen keine zusätzliche Pfadangabe bei Verwendung des Vorlagen-Platzhalters einsetzen.

Beispiel: Wenn Sie sich einen speziellen Kopf mit Namen “testkopf.rtf” in Ihrem persönlichen Firmenprofile-Vorlagenordner legen, ist in Vorlagen die diesen Kopf nutzen sollen einfach der Platzhalter #vorlage:testkopf# zu hinterlegen.

Die zwei wichtigsten Kopfvorlgen für die Personalisierung Ihres Firmenprofils sind die KOPF.RTF und die RECHKOPF.RTF

KOPF.RTF ist die standardmäßig von BdB at work genutzte Kopfvorlage. Wenn Sie eine Kopfvorlage mit diesem Namen in Ihrem persönlichen Kopfvorlagenordner hinterlegen wird diese in den allermeisten Vorlagen von BdB at work automatisch berücksichtigt.

RECHKOPF.RTF ist die standardmäßig genutzte Kopfvorlage für alle VBVG-Vergütungsanträge.

Verzeichnisnamen der Firmenprofil-Kopfvorlagen

Die Unterverzeichnisse der persönlichen Firmenprofil-Kopfvorlagen tragen 32stellige Nummern vor dem eigentlichen Profilnamen. Diese Ziffern sorgen für die automatische Zuordnung auf das gerade aktive Profil. Benennen Sie deshalb diese Ordner niemals selbst um. Wenn Sie Ihr Firmenprofil durch Änderung Ihrer Firmenangaben geändert haben, gehen Sie einfach in die Benutzerverwaltung und klicken Sie erneut den Button für das Erstellen eines Profilordners. Bei vorhandenem Ordner wird dieser dann automatisch angepasst.

veröffentlicht am 12.Mai 2015