Zum 1. Januar 2025 ändert sich für alle Unternehmen in Deutschland etwas im Bereich Erstellung und Entgegennahme von Rechnungen in elektronischer Form (sogenannte E-Rechnungen).
Dies betrifft grundsätzlich Unternehmen, d.h. alle gewerblich tätigen Personen und Organisationen die Rechnungen im Sinne des Finanzrechts (also des Finanzamtes) erstellen. Es gibt Übergangsregelungen für einige Aspekte. Wir greifen hier nur die Regelungen auf, die ab Januar 2025 wirklich wichtig sind und so für Sie als Rechnungsempfänger wie auch als Rechnungssteller im Zuge ihrer gewerblichen Tätigkeit relevant sind.
Elektronische Rechnungen sind Rechnungen die in elektronischer Form übertragen werden und deren Inhalt softwareseitig ausgelesen und verarbeitet werden kann. Eine E-Rechnung kann dabei verschiedene Formen annehmen. Die als PDF mit enthaltenen Zusatzdaten in genormter XML Form (Siehe Was ist ZUGFeRD | Forum elektronische Rechnung Deutschland) wird dabei die am meisten vertretene Variante sein.
Der druck- und sichtbare PDF-Teil einer solchen E-Rechnung ist dabei für Menschen gedacht und der in der PDF eingebundene XML-Teil spiegelt den Rechnungsinhalt in maschinenlesbarer Form wieder. Bisher waren E-Rechnungen in PDF Form auch ohne den XML-Anteil in der PDF als offizielle Rechnung anerkannt. Genauso agieren wir von LOGO Datensysteme mit unseren Rechnungen für Kunden bereits seit Umstellung auf die PDF-Rechnung vor vielen Jahren.
Ab 1.1.2025 sind E-Rechnungen verbindlich in einem der zulässigen Formate, d.h. inklusive dem maschinenlesbaren Anteil, zu erstellen.
Der Übergang zu Nur-noch-E-Rechnung erfolgt schrittweise. Ab Januar 2025 gilt als erster Schritt für alle gewerblich Tätigen (egal welcher Firmierung, d.h. Einzelperson, Gesellschaft, Firma…), dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen und diese auch als Rechnung akzeptieren müssen.
Bisher war die Nutzung zwischen Rechnungssteller und -empfänger eine Frage der Absprache ob die Rechnung ausschließlich als E-Rechnung (PDF) und nicht auf Papier übertragen werden konnte. Wir als LOGO Datensysteme nutzen das bereits seit Jahren, haben aber natürlich einige Kunden die weiterhin mit Papier versorgt sein wollen.
Mit dieser Wunsch-Option des Empfängers ist ab 1.1.2025 Schluss.
Wenn eine Firma für sich entscheidet auf ausgehende E-Rechnungen umzustellen, müssen die Empfänger ab Januar 2025 sicherstellen, dass sie mit elektronischen Mitteln (in der Regel also E-Mail) diese E-Rechnung empfangen können. Dies gilt insbesondere auch dann wenn der Absender ab Januar noch nicht verpflichtet ist eine E-Rechnung zu senden.
Aus der optionalen Nutzungsmöglichkeit wird also eine Empfangs-Verpflichtung.
Die “Optionswahl” wird also umgedreht. Bisher hatte der Empfänger die Wahl ob er E-Rechnung bereits gut findet und konnte einem Ansinnen des Sendenden wohlwollend oder ablehnend gegenüber stehen. Der Empfänger hatte die Wahl ob E-Rechnung genutzt wird.
Ab Januar 2025 hat der Empfänger keine Wahl mehr. Er muss eine Empfangsmöglichkeit vorhalten und der Absender entscheidet im Rahmen seiner für ihn geltenden Vorschriften ob er eine E-Rechnung oder noch klassisches Papier nutzt. Soweit er nicht bereits gesetzlich verpflichtet ist, hat also der Absender die Wahl ob E-Rechnung genutzt wird. Sobald der Absender zur Nutzung von E-Rechnung verpflichtet ist, gibt es keine Wahl mehr.
Im Januar 2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für im Inland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, die Rechnungen für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze mit anderen inländischen Unternehmen austauschen (B2B). Es gelten wenige Ausnahmen, zum Beispiel Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen.
Ab Januar 2028 gilt diese Pflicht dann für alle Unternehmen.
Als unsere Kunden müssen Sie nur per E-Mail unsere E-Rechnungen entgegen nehmen und mit diesen dann entsprechend ordnungsgemäßer Buchführung verfahren (d.h. die PDF als Original entsprechend aufbewahren und behandeln).
Der Empfang von E-Rechnungen ist für unsere Kunden verpflichtend. Da wir nur im B2B Geschäft agieren, sind unsere Kunden (egal ob Betreuer oder andere) stets Gewerbetreibende, Einzelunternehmer oder Unternehmen und damit verpflichtet eine Empfangsmöglichkeit für E-Rechnungen vorzuhalten. In den allermeisten Fällen liegt uns bereits eine E-Mail-Adresse vor an die wir auch bereits jetzt Vertrags- und Rechnungsunterlagen senden.
Als Unternehmen selbst müssen unsere Kunden diese Regelungen natürlich aber auch beachten. …soweit sie denn Rechnungen erstellen, gelten die oben aufgeführten Anforderungen natürlich auch für sie.
Für Ihre berufliche Tätigkeit als Betreuer (und damit im Kontext von BdB at work) erstellen Sie in den allermeisten Fällen keine Rechnung im finanzamtstechnischen Sinn sondern Anträge im juristischen Sinn. Der Betriff “Rechnung” für eine Vergütungsabrechnung und die finanzrechtliche Begriff einer Rechnung werden hier leider immer wieder vermischt.
Was in BdB at work als VBVG-Vergütungsabrechnungen erstellt werden sind keine Rechnungen sondern Anträge.
Mittels dieser Anträge erwirtschaften Betreuer zwar Umsätze die sie dem Finanzamt melden müssen. Dieser Umsatz basiert aber nicht auf einer Rechnung im finanzamtstechnischen Sinn. Zumal diese Anträge nicht den Regeln einer ordnungsgemäßen Rechnungserstellung sondern den Anforderungen und Formvorschriften der Justiz in Sachen Vergütung folgen.
Allerdings wäre das Finanzamt nicht das Finanzamt, wenn die Informationen über derartige Umsätze nicht auf anderem Weg abgefragt würden. Mit Änderung der Mitteilungsverordnung zum 1. Januar 2025 sind Gerichte verpflichtet Zahlungen dieser Art unter Angaben des steuerpflichtigen Empfängers an das Finanzamt zu melden.
Quelle: Anwendung der Mitteilungsverordnung (MV) ab 1. Januar 2025 (Bundesfinanzministerium)
Damit es hier nicht zu Verzögerungen und Nachfragen kommt, sind in den Vergütungsanträgen ab Januar 2025 erweiterte Angaben zum Empfänger anzugeben. Dies sind insbesondere die Steuer-ID und weitere Angaben zur Person die diese als Steuerpflichtigen eindeutig identifizieren.
Die MV verweist dabei auf die Abgabenverordnung (AO) in der aufgeführt ist, was sich als solche Information eignet.
Quelle: §93c Abgabenverordnung
BdB at work arbeitet schon immer mit einfach anpassbaren Vorlagen die auch für Vergütungsabrechnungen und -anträge genutzt werden. Diese Vorlagen können von Ihnen mit dem bekannten Textplatzhalter-System von BdB at work ergänzt werden.
Da bereits alle Felder für die oben aufgeführte „Identifikation des Steuerpflichtigen“ in BdB at work vorhanden sind, müssen diese nur noch, soweit Sie dies nicht bereits schon früher vorgenommen haben, in den entsprechenden Vorlagen um die Textplatzhalter für Steuer-ID, Geburtsdatum oder ähnliches erweitert werden.
Rechtzeitig werden wir ein BdB at work Update veröffentlichen, das entsprechend vorbereitete Vorlagen bereits enthält. Sie entscheiden dann selbst ob Sie eigene, individuelle Vorlagen oder die von LOGO Datensysteme neu bereitgestellten Vorlagen nutzen.